Учебная работа .Тема:Требования к оформлению различных бланков служебных документов (на примере бланков конкретной организации) № 1482.

Тема:Требования к оформлению различных бланков служебных документов (на примере бланков конкретной организации)»,»

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ФИЛИАЛ ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

ВЫСШЕГО ПРОФФЕСИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«»ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»»

В Г. НОЯБРЬСКЕ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

ПО ДИСЦИПЛИНЕ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РАЗЛИЧНЫХ БЛАНКОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ (НА ПРИМЕРЕ БЛАНКОВ КОНКРЕТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ)

Задания

Задание 1

В практической деятельности выписка из приказа (как и из любого документа) готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает только небольшую его часть, либо из соображений конфиденциальности. Во всех других случаях проще просто сделать копию необходимого документа.

Выписку из приказа по основной деятельности обычно оформляют по следующему образцу:

·полностью воспроизводят реквизиты бланка приказа <#»»center»»>Оформление выписки из приказа по личному составу проводится по похожему образцу. Отличие заключается в отсутствии преамбулы, части текста объясняющей причины издания приказа. Поэтому из распорядительной части воспроизводится интересующий пункт («»Принять…»», «»Перевести…»» и т.д.), остальное совпадает с оформлением выписки из приказа по основной деятельности.

Все вышеперечисленное будет лучше посмотреть на конкретном примере оформления.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«»ВОСТОК МОТОРС ЯМАЛ»»

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

29.03.2012 № 138 г. Ноябрьск

О результатах проведения

инвентаризации

В целях организации работы по проведению инвентаризации материальных ценностей

ПРИКАЗЫВАЮ:

. Главному бухгалтеру О.Л. Звягинцевой разработать положение об экспертной комиссии до 22.04.2012.

Директор А.А. Силин

Верно

Секретарь

О.Е. Шкваркина 20.03.2012

Задание 2

Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке. В идеальных условиях организация работ по проверке физического состояния и выявлению поврежденных документов должна быть подчинена задаче последовательного, рассчитанного на перспективу формирования банка данных о физическом состоянии документов.

В основе экспертизы физического состояния также лежит дифференцированный подход. Приоритетными могут являться следующие фонды: содержащие уникальные и особо ценные документы, подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, воды, пены при тушении пожара и т.д.), I и II категорий, имеющие наибольший спрос у исследователей и сотрудников архива, содержащие документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и т.д.)

Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая работа, которую нужно планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе.

Проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно тремя способами:

) сплошная проверка всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда). Достоинство метода дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток большие временные затраты;

) выборочный способ, когда из всего объема массива выбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива (фонда). Достаточно 2% выборки от всего массива для вывода о состоянии массива в целом. Достоинство временные затраты значительно меньше, чем при сплошной выборке. Недостаток дает усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку;

) попутное выявление документов с дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в ходе выполнения ими служебных обязанностей (если их обязанности связаны с полистными просмотром дел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела отдела обеспечения сохранности документов. Достоинство наименьшие временные затраты. Недостаток результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы.

Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов. Наличие и вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре каждого отдельного документа. При этом необходимо обращать внимание на «»возраст»» документа (год его создания), что помогает судить о природе бумаги и текста. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цвет текста, на локальный или общий по всему листу характер повреждения.

Проверка и оценка физического состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т.п.), а не количественных показателей (вес, длина, число и т.п.) Это определяет некоторую субъективность оценок эксперта. Поэтому особую важность приобретает подготовленность эксперта. Он должен отработать технику экспертизы на моделях. Эксперт не должен пропускать дефекты, даже если они однотипны.

Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния фондодокумента; карточке учета технического состояния видеодокумента.

Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно учетных документов.

Общество с ограниченной ответственностью «»Восток Моторс Ямал»» АКТ № 24 от 12.03.2012 г. НоябрьскУТВЕРЖДАЮ Директор ДЦ ________________ А.А. Силин

О проверке сохранности документов

Основание: Приказ директора от 01.03.2012 № 12 «»О мерах по обеспечению сохранности документов»»

Составлен комиссией:

Председатель заместитель директора по персоналу Петров П. П.

Члены комиссии:

.Заместитель главного бухгалтера Сидорова С. С.

. Начальник отдела кадров Васильева В. В.

. Менеджер по персоналу Романова Р. Р.

Присутствовали: заведующая канцелярией Кузнецова К. К.

В период с 12.03.2012 по 13.03.2012 комиссия проводила проверку организации и условий хранения управленческих документов.

В ходе проверки установлено:

.Документы хранятся в структурных подразделениях.

2.Дела формируются не в соответствии с номенклатурой дел.

.Отмечен случай утери документа (письмо ООО «»Форд Соллерс Холдинг»» от 15.03.2011 № 123).

Комиссия рекомендует:

.Установить порядок централизованного хранения документов в канцелярии.

2.Выделить и оборудовать специальное помещение для архива.

Составлен в 2 экз.

й экз. в дело № 01 14.

й экз. в ООО «»Восток Моторс»».

Председатель____________ П.П. ПетровЧлены комиссии____________ С.С. Сидорова ____________ В.В. Васильев ____________ Р.Р. Романова

Задание 3

Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет)

Возможность предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы зависит от уважительности причин, которые он называет в заявлении в обоснование своей просьбы. Кто оценивает степень уважительности этих причин, в Кодексе не сказано. В связи с тем что в этих случаях вопрос о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы вправе решать работодатель, он же решает, признать или не признать уважительной называемую работником причину.

Таким образом, основанием для предоставления отпуска без сохранения заработной платы, так называемого отпуска за свой счет, является письменное заявление о предоставлении отпуска за свой счет <#»»center»»>·участникам Великой Отечественной войны до 35 календарных дней в году;

·работающим пенсионерам по старости (по возрасту) до 14 календарных дней в году;

·родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, до 14 календарных дней в году;

·работающим инвалидам до 60 календарных дней в году;

·работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников до 5 календарных дней.

Этот перечень не является исчерпывающим, поэтому работодатель на основании письменного заявления работника обязан предоставить ему отпуск за свой счет и в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором.

Например, согласно ст.173, 174 ТК РФ работодатель обязан предоставлять отпуска без сохранения заработной платы работникам, обучающимся в образовательных учреждениях высшего и среднего профессионального образования, и работникам, поступающим в указанные образовательные учреждения. Работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

·работникам, допущенным к вступительным испытаниям в образовательные учреждения высшего профессионального образования, 15 календарных дней;

·работникам, допущенным к вступительным испытаниям в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения среднего профессионального образования, 10 календарных дней;

·работникам слушателям подготовительных отделений образовательных учреждений высшего профессионального образования для сдачи выпускных экзаменов 15 календарных дней;

·работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего профессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу с работой, для прохождения промежуточной аттестации 15 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов четыре месяца, для сдачи итоговых государственных экзаменов один месяц;

·работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях среднего профессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу с работой, для прохождения промежуточной аттестации 10 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов два месяца, для сдачи итоговых государственных экзаменов один месяц.

Лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, предоставляется отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется необходимостью для проезда к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска и обратно (ст.322 ТК РФ).

В соответствии со ст.263 ТК РФ коллективным договором могут устанавливаться и другие случаи предоставления отпуска без сохранения заработной платы, при этом на работодателя налагается обязанность по его предоставлению, например:

·работнику, имеющему двух или более детей в возрасте до четырнадцати лет, до 14 календарных дней;

·работнику, имеющему ребенка инвалида в возрасте до восемнадцати лет, до 14 календарных дней;

·одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до четырнадцати лет, до 14 календарных дней;

·отцу, воспитывающему ребенка в возрасте до четырнадцати лет без матери, до 14 календарных дней.

Независимо от назначения и продолжительности отпуска без сохранения заработной платы оформляются приказом (распоряжением) об отпуске.

Предоставление отпуска без сохранения заработной платы в случаях, когда работодатель обязан это делать по заявлению работника, не лишает этого работника права обратиться к работодателю с просьбой о предоставлении дополнительных отпусков к установленным для него законом другим отпускам без сохранения заработной платы. В таких случаях вступает в силу ч.1 ст.128 ТК.

Унифицированная форма Т 6 это документ, служащий для предоставления сотруднику отпуска. Этот приказ издается и утверждается руководителем, а распоряжение должностными лицами.

#»»center»»>КодФорма по ОКУД0301005ООО «»Восток Моторс Ямал»»по ОКПО032450(наименование организации)

Номер документаДата составленияПРИКАЗ1230.12.2013(распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

Предоставить отпуск: Табельный номерИванову Александру Владимировичу079 (фамилия, имя, отчество)

Отдел продаж

(структурное подразделение)

Менеджер отдела продаж

(должность (специальность, профессия))

за период работы с»»20г. по»»20г.

А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск накалендарных дней

с «»20г. по»»20г. и (или)

Б. без сохранения заработной платы

(ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать))

на6календарных дней

с «»01декабря2013г. по»»06декабря2013г.

В. Всего отпуск на6календарных дней

с «»01декабря2013г. по»»06декабря2013г.

Руководитель организации: Директор ДЦА.А. Силин (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен Подпись«»01декабря2013г. (личная подпись)

Задание 4

Увольнению работника по собственному желанию посвящена отдельная статья Трудового кодекса под номером 80. В ней перечислены основные права сотрудника и порядок его действий при увольнении, которые сводятся к следующему:

работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее, чем за две недели; течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

по соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.

в случаях, когда заявление работника об увольнении по его инициативе (по собственному желанию) обусловлено невозможностью продолжения им работы (зачисление в образовательное учреждение, выход на пенсию и другие случаи), а также в случаях установленного нарушения работодателем трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, локальных нормативных актов, условий коллективного договора, соглашения или трудового договора работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника.

до истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами не может быть отказано в заключение трудового договора.

по истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.

если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут, и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается.

Таким образом, идеальный механизм увольнения работника по собственному желанию, описываемый 80 статьей Трудового кодекса, состоит из трех простых шагов:

. Предупреждение работодателя письменным заявлением.

. Отработка следующих за днем подачи заявления 14 дней.

. Расторжение трудового договора, получение трудовой книжки и расчета.

Однако при внешней простоте данная статья Трудового кодекса лишена определенных практических моментов, которые могли бы быть очень полезными как работникам, так и работодателям. В частности, ни данная статья, ни какой либо иной нормативный документ не устанавливают единую форму заявления работника на увольнение. Также не прописан механизм отзыва работником заявления и расторжения договора до истечения срока предупреждения. Кроме того, из Трудового кодекса не совсем понятен порядок расторжения трудового договора по взаимному соглашению сторон (статья 78 ТК РФ), которое иногда используется вместо увольнения по собственному желанию и сокращения. Отсутствие четких законодательных норм по данным вопросам трудового права принято толковать как то, что обе стороны отношений имеют определенную долю свободы действий в описанных ситуациях. Следовательно, они могут решать данные вопросы самостоятельно, договариваясь между собой. Однако это же является причиной частых конфликтов, вызванных несовпадением взаимных интересов, а порой и обыкновенным незнанием практики применения трудового законодательства.

К примеру, с неправильным оформлением заявлений на увольнение связано множество споров в судебной практике, когда работодатели неправильно трактуют нормы законодательства, регламентирующие увольнение сотрудников по собственному желанию. Еще чаще конфликты возникают по вине самих работников, которые допускают ошибки в заявлениях. Юридические последствия таких ошибок приводят к тому, что работник может быть уволен не по собственному желанию, а за нарушение трудовой дисциплины и прогулы, в результате чего получит запись в трудовую книжку, которая никак не соответствует его ожиданиям. Подобные разногласия между работником и работодателем сводятся к трем самым распространенным «»типовым»» ситуациям.

Разногласия при увольнении

оформление справка увольнение бланк

Ситуация 1. Работник подает заявление, в котором не указывает дату увольнения, а только дату написания заявления.

В такой ситуации нередко работодатель оформляет его увольнение в день подачи заявления. Однако российская судебная практика свидетельствует о том, что такое увольнение нарушает законодательство. Подача заявления без указания даты увольнения трактуется как то, что работник, подавая заявление в подобной форме, выражает намерение работать еще две недели. Раньше этого срока уволить его нельзя.

Таким образом, если работодатель получил заявление, где нет даты увольнения, и намерен незамедлительно уволить сотрудника, то во избежание возможных судебных споров данное решение необходимо согласовать с самим сотрудником. Либо следует толковать данное заявление как то, что работник предупреждает работодателя о своем увольнении за две недели, и начало данного срока приходится на дату, следующую за датой, указанной в заявлении.

Ситуация 2. Работник указывает в заявлении дату увольнения, но до нее остается меньше двух недель.

Подача такого заявления нарушает общее правило, установленное Трудовым кодексом РФ о двухнедельном предупреждении работодателя об увольнении. Работодатель вправе настаивать на соблюдении закона, и поэтому, получив такое заявление, он может отказать и не согласовать работнику увольнение в день, о котором тот просит. Часть 2 статьи 80 ТК РФ предусматривает, что только по соглашению сторон возможно увольнение до истечения двухнедельного срока с момента предупреждения. В данном же случае такого согласия нет работник изъявляет желание, но работодатель с ним не соглашается.

Но тут руководители часто допускают другую ошибку. Не согласившись с датой, указанной работником в заявлении на увольнение, они самостоятельно ее переносят так, чтобы дата увольнения приходилась на две недели после подачи заявления. Однако читатели должны знать, что такого права у них нет, поскольку увольнение происходит по инициативе работника. И изменить дату увольнения без его согласия нельзя. Если работодатель не согласен с указанной в заявлении датой увольнения, он должен сообщить об этом работнику и вместе с ним выбрать новый день. Результатом этих переговоров должно стать исправленное, переписанное работником заявление, в котором он своей рукой ставит правильную дату увольнения, устраивающую обе стороны.

Ситуация 3. Конфликт. До указанной в заявлении даты увольнения остается меньше двух недель, работодатель не соглашается с ней, но работник настаивает на этой дате, а по ее наступлению не выходит на работу.

Если работник не соглашается с работодателем на перенос даты и настаивает на конкретном дне прекращения работы, то в таком случае следует обратиться к части 3 статьи 80 Трудового кодекса РФ. Она дает работникам право в определенных случаях требовать увольнение в тот день, который им удобен. Однако такая привилегия дается законодательством не всем. Речь идет об уважительных причинах, препятствующих продолжению работы, к которым относятся, например, выход на пенсию или зачисление в образовательное учреждение. Либо работодателем в отношении данного сотрудника допускались нарушения трудового законодательства, и они были соответствующим образом зафиксированы.

Если же вышеуказанных причин нет, и работник не соглашается на перенос даты, то такое заявление не будет иметь юридической силы. Увольнение не состоится, поскольку у работодателя не возникнет соответствующей обязанности.

В случае если работник в указанный в заявлении день все таки покинет рабочее место, то речь уже будет идти не об увольнении по собственному желанию, а об увольнении работника, например, за прогул. Поскольку в соответствии с пунктом 39 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.04 №2, уточняющем применение части 1 статьи 80 ТК РФ, самовольное прекращение работы является одной из разновидностей прогулов. А сам прогул уже является основанием для дисциплинарного увольнения по соответствующей статье Трудового кодекса РФ.

Справки при увольнении

При увольнении работник может потребовать документы, которые связаны с работой. Для этого ему надо написать письменное заявление о выдаче справок при увольнении. Работнику безвозмездно выдадут копии документов, заверенные должным образом. В число этих документов могут войти:

.Копия трудового договора;

2.Копия приказа о приеме на работу <#»»center»»>Справки при увольнении выдаются один раз, их можно получить в течение одного календарного года после увольнения. Копии выданных справок сохраняются в личном деле уволенного. По письменному заявлению работника документы выдаются ему на руки или посылаются по почте заказным письмом. Выдача справок фиксируется в специальном журнале.

Справка о доходах при увольнении

Справка о доходах при увольнении выдается работнику за последние 2 года, проработанные на данном предприятии, которые предшествовали году увольнения. Также ему выдается справка 2 НДФЛ, где будут прописаны отчисления в пенсионный фонд <http://www.yurist online.net/tag/926>, налоговые отчисления, страховые выплаты <http://www.yurist online.net/tag/1130>. Обе эти справки должны быть заполнены без помарок и исправлений.

Директору ООО «»Восток Моторс Ямал»»

А.А. Силину

от бухгалтера

О.В. Демидова

Заявление

Прошу уволить меня по собственному желанию в связи с переездом в другой город. Так же прошу подготовить копии трудового договора, приказа, о приеме на работу, приказов о переводах, поощрениях, приказа об увольнении, справки о пенсионных, страховых, подоходных отчислениях, 2НДФЛ.

.11.2013 Подпись О.В. Демидова