Учебная работа :Тема:Порядок и учет инвентаризации материальных запасов на примере ООО ПО «Свияга»№272.
Тема:Порядок и учет инвентаризации материальных запасов на примере ООО ПО «»Свияга»»»,»
Содержание
Введение
. Экономическая сущность инвентаризации материальных запасов
.1 Материальные запасы как часть материально-производственных запасов
.2 Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации материальных запасов
.3 Основные этапы проведения инвентаризации материальных запасов
. Действующая практика проведения и учета инвентаризации материальных запасов в ООО ПО «Свияга»
.1 Порядок проведения инвентаризации материальных запасов
.2 Учет результатов инвентаризации материальных запасов
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Для оценки реального финансового состояния организации необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в ее распоряжении: наличии, количестве, состоянии, в котором это имущество находится, и правильности его стоимости. Это реальное состояние необходимо сравнить с данными бухгалтерского учета. Такой процесс проверки имущества и обязательств называется инвентаризацией.
Инвентаризация — это контрольная функция учета, позволяющая выявить случаи необоснованного уменьшения капитала компании, вложенного в различные виды имущества (активов). Инвентаризация — это механизм, позволяющий убедиться в достоверности учета. Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации.
Законодательство предоставляет организациям широкие возможности для использования инвентаризации в качестве действенного механизма регулирования и контроля порядка ведения бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации в целях подготовки достоверной информации о ее финансовом положении в бухгалтерской отчетности. Каждая организация обязана провести инвентаризацию своего имущества до начала составления годовой отчетности — эта обязанность установлена ст.11 закон <consultantplus://offline/ref=0AB2AA1BA7BD2B0B0BE72D3249BA31FB7766F68B07636D40430AAF2450s2H4G>а «О бухгалтерском учете»:
при инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета;
случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации;
обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами;
выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
Материальные запасы — это основа хозяйственной деятельности любого предприятия. Именно поэтому учет материальных запасов, основными задачами которого являются контроль за сохранностью, выявление фактических затрат, контроль за соблюдением норм расхода и правильное распределение затрат по калькуляционным статьям, а также рациональная оценка материальных запасов, является одним из условий обеспечения жизнедеятельности любого предприятия, обеспечения постоянства и непрерывности воспроизводства. Следует также отметить, что операции с материальными запасами сопровождаются повышенным риском злоупотреблений со стороны как должностных, так и материально-ответственных лиц, так обладают высокой ликвидностью.
Все вышеизложенное и определяет актуальность выбранной темы выпускной квалификационной работы.
Целью выпускной работы является сбор и обобщение материалов по теме «Порядок и учет инвентаризации материальных запасов на примере ООО ПО «Свияга».
Исходя из данной цели, нами были поставлены следующие задачи:
— дать понятие материальным запасам как части материально-производственных запасов;
изучить специфику и порядок проведения инвентаризации материальных запасов;
рассмотреть порядок проведения инвентаризации материальных запасов в ООО ПО «Свияга»;
изучить документальное оформление инвентаризации материальных запасов;
познакомиться с учетом результатов инвентаризации материальных запасов.
Объект исследования — ООО ПО «Свияга».
ООО «ПО Свияга» зарегистрировано в мае 2012г. по адресу: 422570, Республика Татарстан, Верхнеуслонский район, с.Верхний Услон, ул. Солнечная, д.22. Размер уставного капитала 10 000 руб. Участники — физические лица. Основной вид деятельности — розничная торговля пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями, в т.ч. розничная продажа алкогольной продукции (ОКВЭД 52.11). ООО «ПО Свияга» является в соответствии с Гражданским кодексом РФ коммерческой организацией, основной целью деятельности которых является извлечение прибыли.
Предмет исследования — порядок и учет инвентаризации в ООО ПО «Свияга».
Практическая значимость работы заключается в том, что полученные рекомендации можно будет использовать при проведении инвентаризации главному бухгалтеру исследуемого предприятия.
Теоретической основой данного исследования являются нормативные документы, учебные пособия по бухгалтерскому учету и налогообложению, а также статьи в специализированных журналах.
1. Экономическая сущность инвентаризации материальных запасов
.1 Материальные запасы как часть материально-производственных запасов
инвентаризация материальный запас
Основным нормативным документом, регламентирующим бухгалтерский учет материально-производственных запасов (МПЗ), является ПБУ 5/01 «Бухгалтерский учет материально-производственных запасов» [4]. В соответствии с ПБУ активы организации относятся к материально-производственным, если выполняются следующие условия:
активы используются в производстве продукции, выполнении работ, оказании в качестве сырья или материалов;
предполагается продажа активов;
должны быть использованы для нужд управления.
К материально-производственным запасам относятся:
материалы;
готовая продукция;
товары.
К материалам относят сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы. В процессе хозяйственной деятельности материалы используются по-разному:
полностью потребляются в производстве и составляют вещественную основу продукции (сырье и материалы);
изменяют свою форму (например, смазочные материалы, лаки и краски);
входят в изделия без изменений (например, запасные части);
способствуют производству (специальная одежда, специальный инструмент и приспособления).
Сырье и основные материалы — это вещественная основа изготовленной продукции (работ, услуг). Вспомогательные материалы необходимы для улучшения потребительских свойств продукции, обслуживания и ухода за орудиями труда. Но это деление на основные и вспомогательные материалы достаточно условно и определяется технологическими особенностями производства.
Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия — прошли определенные стадии производства и предназначены для изготовления продукции, являются составными частями выпускаемой продукции. Возвратные отходы — это результат технологического процесса (стружка, опилки, обрезки труб и др.). Топливо и тара также относятся к вспомогательным материалам, но выделяются в отдельную группу из-за особенностей их использования и особой роли в производстве. Запасные части используются при ремонте основных средств и поддержания их в рабочем состоянии.
Специальный инструмент, специальное оборудование и специальная одежда обладают уникальными качествами и предназначены для обеспечения условий производства конкретных видов продукции (инструменты, штампы, пресс-формы и другие). Для них предусмотрены варианты учета по выбору предприятия:
в составе материально-производственных запасов;
в составе основных средств [13].
Выбор варианта учета должен быть предусмотрен в учетной политике.
В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» хозяйственные операции могут оформляться первичными учетными документами, самостоятельно разработанными в организации [2]. Но, как правила, хозяйствующие субъекты продолжают использовать формы первичной учетной документации, разработанные ранее Госкомстатом РФ [16, 18]. В частности поступление материалов в организацию оформляется следующими первичными учетными документами:
доверенностями формы №№ М-2 и М-2а, оформляемыми для доверенных лиц организации при получении материальных ценностей, отпускаемые поставщиком по наряду, счету, договору, заказу;
приходным ордером формы №М-4, составляемым в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад;
актом о приемке материалов формы №М-7 в случае количественного, качественного расхождения, расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке материалов, поступивших в организацию без документов.
Расход материалов в производстве, как правило, ведется на основании следующих первичных учетных документов:
лимитно-заборных карт формы №М-8;
требований-накладных формы №М-11.
Лимитно-заборные карты предназначены для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, работ, услуг, а также контроля за соблюдением лимитов (нормативного расхода). Требования-накладные применяются для учета движения материалов внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.
Есть два способа формирования фактической себестоимости материалов:
по фактической себестоимости их приобретения;
по учетным ценам.
Для учета материалов Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрены следующие счета:
счет 10 «Материалы»;
счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»;
счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» [8].
К счету 10 «Материалы» могут быть открыты субсчета.
На субсчете 10-1 учитываются сырье и основные материалы, входящие в состав вырабатываемой продукции; вспомогательные материалы, используемые в производстве продукции. На субсчете 10-2 учитываются покупные полуфабрикаты, готовые комплектующие изделия, используемые для комплектования продукции. На субсчете 10-3 учитываются нефтепродукты и смазочные материалы, твердое и газообразное топливо. На субсчете 10-4 учитывается тара всех видов. На субсчете 10-5 учитываются запасные части для ремонта машин, оборудования и транспортных средств, а также автомобильные шины. На субсчете 10-6 учитываются отходы производства, неисправимый брак и другие подобные материалы. На субсчете 10-7 учитываются материалы, переданных в переработку на сторону, стоимость которых будет учтена в составе затрат на производство готовой продукции. На субсчете 10-8 учитываются материалы для строительных и монтажных работ. На субсчете 10-9 учитываются инвентарь, инструменты, хозяйственные принадлежности. На субсчетах 10-10 и 10-11 учитываются специальная оснастка и специальная одежда на складе и в эксплуатации.
Аналитический учет по счету 10 ведется по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям (видам, сортам, размерам и т.д.).
Учет материалов по фактической себестоимости ведется с применением только счета 10. Если учет материалов осуществляется по учетным ценам, то применяются счета 15 и 16.
Метод учета материалов по фактическим ценам приобретения означает, что все затраты, подлежащие включению в стоимость материалов, отражаются сразу на счете 10. Несвоевременное определение принадлежности расходов к той или иной партии материалов не позволит в дальнейшем учесть эти расходы в фактической себестоимости материалов. Поэтому, если организация сразу не отразила расходы, связанные с приобретением той или иной партии материалов в составе их себестоимости (в момент их поступления), то после принятия МПЗ к учету, а тем более после отпуска их в производство учесть эти расходы она сможет только путем отнесения их на затратные счета. Кроме того этот способ наиболее трудоемкий и может быть применен в организациях с небольшой номенклатурой или высоким уровнем автоматизации бухгалтерского учета.
При большой номенклатуре материалов применяют метод учета материалов по учетным ценам. Именно он позволяет с минимальными трудозатратами учитывать постоянное изменение договорных цен, транспортных расходов, условий доставки и т.д.
Учетные цены — это цены, которые, остаются неизменными в течение определенного периода. При применении этого метода покупная стоимость материалов и затраты, связанные с их приобретением, учитываются по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», а затем по учетным ценам списываются в дебет счета 10 «Материалы». Разница между фактической себестоимостью материалов и их стоимостью в учетных ценах отражается в корреспонденции счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» (табл.1).
Таблица 1
Бухгалтерские записи на счетах 10, 15 и 16 (на условных примерах)
№ п/пХозяйственные операцииКорреспонденцияСумма в руб.Основаниедебеткредит1Поступили материалы от поставщика1560150 432Товарная накладная, документы на транспортные расходы2Приобретены материалы подотчетными лицами157144 200Товарная накладная, товарный чек, приложенные к авансовому отчету3Материалы приняты к учету по учетным ценам1015190 000Приходный ордер4Списано превышение фактической себестоимости материалов над учетной ценой16154 632Справка бухгалтерии5Списание материалов на издержки обращения по учетным ценам4410150 000Требование-накладная6Списание отклонения цен по израсходованным материалам 44163 657Справка бухгалтерии
Списание материалов осуществляется также по учетным ценам с внесением корректировки на конец периода и доведением стоимости списанных материалов до фактической себестоимости:
если учетные цены меньше фактической себестоимости, на счете 16 формируются положительные разницы между фактической себестоимостью материалов и учетными ценами, которые списываются в дебет счетов учета затрат (Дт 20 Кт 16);
если учетные цены превышают фактическую себестоимость, на счете 16 формируются отрицательные разницы между фактической себестоимостью материалов и учетными ценами, которые списываются в дебет счетов учета затрат отрицательной проводкой.
При любом из этих двух вариантов материалы списываются в производство по фактической себестоимости. Отклонения по отдельным видам материалов производится пропорционально учетной стоимости материалов, исходя из отношения суммы остатка величины отклонения на начало месяца и текущих отклонений к сумме остатка материалов на начало месяца и поступивших материалов в течение месяца по учетной стоимости. Полученное в результате значение дает процент, который следует использовать при списании отклонения на увеличение учетной стоимости израсходованных материалов [5]. Удельный вес величины отклонений может округляться до целых единиц, то есть без десятичных знаков. Возможность применения округлений должна быть закреплена в учетной политике организации.
При применении учетных цен с использованием счетов бухгалтерского учета 15 и 16 отражение остатков материалов в бухгалтерском балансе производится с учетом этих счетов. Т.е., в бухгалтерском балансе отражается фактическая себестоимость остатков материалов независимо от того, ведется их учет по фактической себестоимости или по учетным ценам.
В годовой бухгалтерской отчетности информация об имеющихся у организации материальных ресурсах отражается по статье «Запасы» раздела II <consultantplus://offline/ref=FF537209F837FF3381CCA80977E6F85BEC1656B2505739D6AF4F3166DE582533943E3B1980A2A4k8RFU> «Оборотные активы» актива Бухгалтерского баланса по данным бухгалтерского учета (табл.2) [14].
Таблица 2
Порядок отражения материальных запасов в отчетности (на условном примере)
СчетаНа начало отчетного года, руб.На конец отчетного периода, руб.1. Сальдо по дебету счета 10 «Материалы»155 845198 4202. Сальдо по кредиту счета 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей» 11 7949 3593. Сальдо по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 7 520-Итого: стр. 1 — стр.2 + стр.3 — стоимость материалов151 571189 061
При оценке материально-производственных запасов при их отпуске в производство или ином выбытии организация может выбрать один из трех методов:
оценка по себестоимости каждой единицы;
оценка по средней себестоимости;
оценка способом ФИФО — по себестоимости первых по времени закупок.
Способ оценки должен быть закреплен в учетной политике.
Характерным примером оценки по себестоимости каждой единицы является учет драгоценных металлов и драгоценных камней, т.е. ценностей, учет которых должен осуществляться по особым правилам.
Средняя себестоимость рассчитывается с учетом остатка запасов на начало месяца и поступления за месяц.
При оценке способом ФИФО в первую очередь списываются запасы, которые поступили раньше.
Таким образом, материалы являются частью материально-производственных запасов. К материалам относят сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы. Для учета хозяйственных операций с материалами используются счета 10, 14, 15 и 16. В бухгалтерской отчетности материалы отражаются в составе запасов.
.2 Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации материальных запасов
Балансовая стоимость материалов на конец отчетного периода отражается в бухгалтерском балансе в составе активов по строке «Запасы» [14]. Для формирования полной и достоверной информации об имущественном положении организации, и состоянии запасов в частности, перед составлением отчетности следует проводить инвентаризацию [3].
Инвентаризация — это метод бухгалтерского учета, позволяющий обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета об имуществе и обязательствах их фактическому состоянию. Данное определение позволяет понять бухгалтерскую сущность, которая состоит не только в составлении описи, но и в подтверждении бухгалтерских данных [15]. Более того, инвентаризация в бухгалтерском учете — это не только средство контроля, но и способ регистрации фактов хозяйственной жизни, которые невозможно зафиксировать путем документации, поскольку последствия таких фактов хозяйственной жизни организации, как хищение, естественная убыль, пересортица, могут быть установлены только посредством проведения инвентаризации.
Итак, можно констатировать, что сегодня инвентаризация — это уже не просто составление описи, а важнейшая контрольно-измерительная процедура, позволяющая уточнить, а иногда и установить оценку произошедших фактов хозяйственной жизни [27].
Обязательность проведения инвентаризаций всеми юридическими лицами установлена законом «О бухгалтерском учете» [2].
Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:
при передаче имущества в аренду, выкупе или продаже имущества, при реорганизации государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед формированием годовой финансовой отчетности;
при замене материально-ответственных лиц;
при обнаружении случаев хищения, злоупотребления или порчи имущества на предприятии;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вследствие экстремальных условий;
при реорганизации или ликвидации юридического лица;
а также в других случаях, предусмотренных законами РФ [3].
Хозяйствующие субъекты должны инвентаризировать имущество и обязательства, контролировать и документально подтверждать их наличие, состояние и оценку.
Согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, организация должна иметь постоянно действующую инвентаризационную комиссию, а при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств ею создаются еще и рабочие инвентаризационные комиссии [15]. Обычно в нее входят представители администрации, работники бухгалтерии, а также другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторских организаций.
При проведении инвентаризации материалов следует иметь в виду, что ее результаты могут быть признаны достоверными только при соблюдении установленной процедуры ее проведения.
Результаты инвентаризации могут быть не признаны, если:
неверно оформлен приказ о проведении инвентаризации (например, не указан состав комиссии, сроки инвентаризации, перечень инвентаризируемого имущества);
не подтверждено документально присутствие хотя бы одного члена комиссии во время проведения инвентаризации, например, отсутствует его подпись в инвентаризационной описи.
Результаты инвентаризации могут быть также оспорены при отсутствии:
визы председателя комиссии на приходных и расходных документах;
расписки материально ответственных лиц о сдаче приходных и расходных документов в бухгалтерию. Невозможно предъявить претензии материально ответственному лицу по результатам инвентаризации, если на последней странице описи нет его подписи.
Возникает возможность несанкционированных исправлений результатов инвентаризации, если:
не подведены итоги на каждой странице описи;
в описи имеются незаполненные строки;
не был закрыт доступ к инвентаризационным описям во время отсутствия инвентаризационной комиссии.
Если в инвентаризационные описи внесены ошибочные сведения, они должны быть исправлены последовательно во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления правильных. Исправления подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
К прочим ошибкам, которые наиболее часто встречаются при проведении инвентаризации и отражении ее результатов, относятся следующие:
инвентаризация проводится не по всем предусмотренным группам имущества и обязательств. В частности, не проводится инвентаризация по материалам, находящимся на ответственном хранении;
не оформляются сличительные ведомости при выявлении в ходе инвентаризации расхождений;
инвентаризационные описи, акты и сличительные ведомости не соответствуют унифицированным формам, а также утвержденным руководителем организации формам по видам имущества и обязательств, по которым унифицированные формы не предусмотрены;
состав инвентаризационной комиссии не совпадает с составом, утвержденным руководителем;
в состав инвентаризационной комиссии не включен представитель собственника материалов, не принадлежащих организации на праве собственности;
у представителей сторонних организаций отсутствуют правильно оформленные доверенности на право участия в инвентаризации;
фактический срок проведения инвентаризации недостаточен для проверки фактического наличия материалов.
Для контроля за достоверностью данных о материалах может проводиться выборочный осмотр, пересчет, сравнение и сопоставление различных подтверждающих документов по объектам, величина которых является существенной.
Источниками получения информации также могут выступать:
первичные учетные документы;
регистры бухгалтерского учета;
судебные и претензионные дела и т.п.
При инвентаризации материалов могут быть допущены следующие ошибки:
сведения вносятся в инвентаризационные описи со слов материально ответственных лиц без процедуры подсчета, взвешивания, обмера;
инвентаризация не проводится последовательно по местам хранения материалов, находящихся в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица;
отсутствуют договоры и передаточные акты на материалы, находящиеся на временном ответственном хранении у организации, не ведется их учет отдельно от собственных материалов;
отсутствуют специальные паспорта на ценности, которые содержат драгоценные металлы или камни.
По результатам проведенной инвентаризации должны быть предприняты все меры по исправлению и дополнению записей бухгалтерского учета таким образом, чтобы получить утвердительные ответы по следующим пунктам:
материалы существуют и принадлежат организации на дату инвентаризации;
отсутствуют неучтенные материалы;
стоимость материалов подтверждена документально [25].
К типичным ошибкам при отражении результатов инвентаризации в учете и отчетности относятся:
испорченные материалы, которые могут быть использованы или реализованы третьим лицам, не оприходованы;
несвоевременно (в последующие периоды) отражены результаты инвентаризации в учете;
признаны излишки и недостачи по операциям, не отраженным в предыдущих периодах;
не отражены в учете постоянные разницы, если работодатель отказался от взыскания суммы ущерба с виновного лица;
неправильно признана пересортица. При пересортице недостача может быть покрыта излишками аналогичных материальных ценностей. Взаимозачет излишков и недостач при пересортице возможен в том случае, если они возникли в одном проверяемом периоде, у одного материально ответственного лица и по одному наименованию материальных ценностей [24].
Соблюдение данных рекомендаций позволит организации не допустить ошибки, которые перечеркнут результаты проведенной ревизии.
Следует отметить, что как элемент учетной политики рассматриваются не обязательные инвентаризации, а инвентаризации, проводимые по инициативе самой компании [9]. Причем в своем нормативном документе организация должна закрепить как минимум следующую информацию:
количество инвентаризаций в отчетном году;
даты проведения ревизий;
перечень мероприятий по подготовке проведения инвентаризации;
перечень имущества и обязательств, которые должны инвентаризироваться;
перечень документов, фиксирующих результаты проведенной инвентаризации;
алгоритм отражения в учете результатов инвентаризации.
На порядок проведения инициативных ревизий влияют:
размеры предприятия;
наличие и количество обособленных подразделений;
количество видов деятельности, осуществляемых организацией;
объем инвентаризируемого имущества;
уровень автоматизации бухгалтерского учета.
На небольшом предприятии с одним видом деятельности количество инициативных инвентаризаций может быть минимальным.
Помимо классификации по критерию обязательности существуют и другие классификации инвентаризаций (табл.3) [20].
Таким образом, инвентаризации, проводимые по решению организации, могут быть как плановыми, так и внеплановыми. Плановая инвентаризация — это проверка, осуществляемая в сроки, утвержденные руководителем организации. Например, инвентаризация, проводимая перед составлением годового отчета, относится к плановым. Внеплановые инвентаризации проводят внезапно, вне утвержденного графика. Причем материально ответственные лица при внеплановой инвентаризации заранее не предупреждаются. Фактически проведение подобных проверок используется предприятиями как форма дополнительного контроля за сохранностью отдельных видов имущества организации.
Таблица 3
Виды инвентаризаций материальных запасов
КритерийВид инвентаризацииОтличительные особенности инвентаризацииПо обязательности проведения Обязательная Проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством РФ Инициативная Проводится по решению руководителя По периодичности Плановая Проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки Внеплановая Проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью материальных запасов либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством По степени охвата Полная Инвентаризации подвергаются все виды материальных запасов Частичная Проверке подлежит один или несколько видов материальных запасов По методу проведения Натуральная Состоит в непосредственном наблюдении материалов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и тому подобного ДокументальнаяСостоит в проверке документального подтверждения наличия материалов Инвентаризация бывает как полной, так и выборочной. Если проведение полной инвентаризации подразумевает проверку всех инвентаризационных объектов, то выборочная — один или несколько. При проведении натуральной инвентаризации устанавливается фактическое наличие инвентаризационных объектов путем подсчета, обмера, взвешивания и так далее. При проведении документальной инвентаризации производится ревизия документального подтверждения наличия имущества.
Сроки проведения инвентаризации перед составлением годовой финансовой отчетности устанавливаются руководителем предприятия. Как правило, экономические субъекты проводят ее в конце года. Но некоторые предприятия проводят ее раньше, сразу после 1 октября, так как до конца года следует внести ее результаты в бухгалтерский учет. Эта возможность предоставляется «Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», согласно которому, если инвентаризация проведена после 1 октября отчетного года, то второй раз перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ее проводить уже не нужно [3].
Таким образом, основными целями инвентаризации материальных запасов являются:
выявление фактического наличия материальных запасов предприятия;
сопоставление фактического наличия материальных запасов с данными бухгалтерского учета;
выявление материальных запасов, не годных для дальнейшего использования, подготовка документов для их уценки или списания;
определение виновных лиц в случае обнаружения недостач, излишков, порчи материальных запасов.
Инвентаризации материалов могут быть обязательными и инициативными. Порядок проведения инициативных инвентаризаций должен быть закреплен в учетной политике. При инвентаризации материалов должна соблюдаться установленная процедура.
1.3 Основные этапы проведения инвентаризации материальных запасов
Инвентаризация материальных запасов проводится в несколько этапов (табл.4) [31].
Каждый этап должен оформляться соответствующими документами. Не смотря на то, что с 1 января 2013г. новый закон «О бухгалтерском учете» разрешил экономическим субъектам самостоятельно создавать и утверждать формы первичной учетной документации, подавляющее большинство организаций при проведении инвентаризации применяет унифицированные формы, утвержденные Постановлением <consultantplus://offline/ref=6086AC14255544B82C205C9D6897CB9C64C41A405A9A7EE8A297DE3CBC96CB0CF4A52BAC672031t0p6G> Госкомстата России [17].
Таблица 4
Этапы инвентаризации материальных запасов
Этапы инвентаризацииСодержание этаповПодготовительный- подготовка материальных запасов к проведению инвентаризации; — подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации; — издание приказа о проведении инвентаризации; — формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации; — определение сроков проведения и видов инвентаризируемых материальных запасов; — распечатка инвентаризационных описей материальных ценностей отдельно на каждое материально-ответственное лицо.Инвентаризация- проверка фактического наличия материальных запасовПодведение итогов — выявление расхождений в учете с фактическими остатками; — определение причин выявленных расхождений Заключительный- оформление результатов инвентаризации; — внесение исправлений в бухгалтерский учет; — привлечение виновных лиц к ответственности
Некоторые первичные унифицированные документы по учету результатов инвентаризации перечислены в табл.5.
Таблица 5
Первичные документы по учету результатов инвентаризации материальных запасов
№ формыНазвание формыИНВ-2Инвентаризационный ярлыкИНВ-3Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностейИНВ-4Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженныхИНВ-5Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранениеИНВ-18 Сличительная ведомостьИНВ-22Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризацииИНВ-23Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризацииИНВ-24Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ИНВ-25Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризацииИНВ-26Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией
Перед началом инвентаризации инвентаризационной комиссии необходимо получить последние приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей. Все полученные документы визируются председателем комиссии. Материально-ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также в том, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, которым были выданы подотчетные суммы для покупки материалов или доверенности на его получение. Ко второму этапу не приступают, пока документально не оформлен первый этап.
В инвентаризации очень важно соблюдать процедуру, так как выявленные по ее результатам недостачи влекут за собой санкции для материально-ответственных лиц. Поэтому результаты инвентаризации зачастую зависят и от того, как материально-ответственные лица подготовятся к инвентаризации. Это означает, что все оприходованные материалы должны находиться на складе, материально-ответственные лица должны расписаться на заглавном листе <consultantplus://offline/ref=6086AC14255544B82C205C9D6897CB9C64C41A405A9A7EE8A297DE3CBC96CB0CF4A52BAC662138t0p7G> инвентарной описи и быть ознакомлены с приказом о проведении инвентаризации. До начала инвентаризации также должны быть проверены договора о материальной ответственности и сроки их действия.
Второй этап — это собственно сама инвентаризация. Фактическое наличие материальных запасов устанавливается пересчетом, взвешиванием или перемериванием. Сведения о фактическом наличии материальных запасов заносятся в инвентаризационные описи, оформляемые в двух экземплярах. Сведения об обнаруженных материальных ценностях, не годных для дальнейшего использования, вносятся в соответствующие акты.
При применении автоматизированного учета опись формы №ИНВ-3 <consultantplus://offline/ref=6086AC14255544B82C205C9D6897CB9C64C41A405A9A7EE8A297DE3CBC96CB0CF4A52BAC662138t0p7G> формируется для инвентаризационной комиссии с уже заполненными графами с первой по девятую. Члены комиссии по результатам инвентаризации вносят в десятую графу сведения о фактическом количестве инвентаризируемых материалов. Обнаруженные в ходе проведения ревизии материальные ценности, не отраженные в бухгалтерском учете, также включаются в опись.
По правилам нельзя оставлять незаполненные строки, незаполненные строки на последних страницах должны прочеркиваться. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую, что:
инвентаризация проводилась в их присутствии;
претензий к членам комиссии нет;
все перечисленные в инвентаризационной описи материалы приняты на ответственное хранение.
На третьем этапе сопоставляются данные инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета и выявляются расхождения в учете с фактическими остатками. Выявляются причины расхождений, может быть проверено движение ценностей за период, прошедший с предыдущей инвентаризации. Выявленные отклонения отражаются в сличительных ведомостях. На материальные ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному(ым) лицу(ам).
На четвертом этапе полученные результаты оформляются. Документы по учету результатов проверок составляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Выявляются виновные лица, привлекаются к административной или материальной ответственности.
Результаты проведенной инвентаризации в обязательном порядке отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности месяца, в котором проверка была закончена, результаты годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.
Перечень основных работ, проводимых в ходе проведения инвентаризации материалов, приведен в табл.6.
Таблица 6
Содержание работ, выполняемых при проведении инвентаризации материальных запасов
№ п/пСодержание работ1Оформление приказа (распоряжения) о проведении инвентаризации ценностей и его вручение председателю комиссии. Проведение инструктажа членов комиссии 2Оповещение об инвентаризации материально ответственных лиц 3Опломбирование подсобных помещений и других мест хранения ценностей 6Получение последнего материального отчета 7Подписка о включении всех расходных и приходных документов в отчет 8Проверка предъявленного материального отчета и приложенных к нему документов 9Визирование всех документов, приложенных к материальному отчету 10Проверка измерительных приборов, используемых комиссией 13Подготовка материалов к инвентаризации: группировка и подборка их по артикулу, наименованиям, ценам, выписка ярлыков на каждый вид товара 14Пересчет и перемеривание материалов 15Запись данных об остатках материальных ценностей в инвентаризационную опись 16Подписка о том, что все ценности, поименованные в описи, комиссией проверены в натуре 17Определение предварительных результатов инвентаризации 18Представление инвентаризационных описей в бухгалтерию 19Проверка в бухгалтерии материальных документов и отчета материально-ответственного лица 20Проверка инвентаризационных материалов в бухгалтерии 21Составление сличительной ведомости по материалам 23Отражение данных в сличительной ведомости результатов инвентаризации материалов 25Определение окончательных результатов инвентаризации 26Рассмотрение результатов инвентаризации
Таким образом, материалы являются частью материально-производственных запасов. С целью подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности в части отражения материальных запасов организации обязаны проводить инвентаризации. Инвентаризации могут быть обязательными и инициативными. Порядок проведения инициативных инвентаризаций должен быть утвержден учетной политикой организации. С целью проведения инвентаризации материалов в организации должна быть создана инвентаризационная комиссия. Все этапы проведения инвентаризации должны быть задокументированы. Результаты инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерском учете.
2. Действующая практика проведения и учета инвентаризации материальных запасов в ООО ПО «Свияга»
.1 Порядок проведения инвентаризации материальных запасов
Бухгалтерский и налоговый учет в ООО ПО «Свияга» ведется в соответствии с принятой в организации учетной политикой.
Учетной политикой организации утверждены:
Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
Формы первичных учетных документов;
Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств;
Методы оценки активов и обязательств;
Правила документооборота и технология обработки учетной информации;
Порядок контроля хозяйственных операций.
Утвержденный Учетной политикой организации Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств предусматривает проведение плановой ежегодной инвентаризации в период с 1 по 10 октября текущего года. Ежегодно проверяется наличие материально-производственных запасов, денежных средств, расчетов и обязательств. Инвентаризация основных средств проводится один раз в три года.
Помимо плановой инвентаризации в ООО ПО «Свияга» предусмотрено проведение:
внеплановых (внезапных) инвентаризаций — используются для дополнительного контроля за сохранностью отдельных видов имущества организации по решению директора;
выборочных инвентаризаций — в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.
В организации ежегодно утверждается состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии. В соответствии с разработанным и утвержденным Положением об инвентаризационной комиссия она наделена достаточно широкими полномочиями.
Инвентаризационная комиссия:
проверяет законность заключенных от имени организации договоров, совершаемых сделок, расчетов с контрагентами;
анализирует соответствие ведения бухгалтерского и статистического учета существующим нормативным положениям;
проверяет соблюдение в финансово-хозяйственной деятельности установленных норм и нормативов;
анализирует финансовое положение организации;
выявляет резервы улучшения экономического состояния и разрабатывает рекомендации для органов управления;
оценивает правильность составления бухгалтерской отчетности организации, отчетной документации для налоговых и статистических органов;
проверяет правомочность решений, принятых директором, их соответствие уставу организации.
При проведении проверок члены инвентаризационной комиссии обязаны изучить все документы и материалы, относящиеся к предмету проверки.
Программы проверки и специальные методы и приемы инвентаризационной комиссии включают: инвентаризация, документальная проверка (сплошная и выборочная), встречная проверка документов, экспертная оценка, письменные объяснения исправлений, устные объяснения, анализ и выводы. Инвентаризационная комиссия в начале календарного года утверждает годовой план-график работы. В плане-графике определяются периодичность и характер проверок. В частности, общий план проведения инвентаризации может включать следующие объекты проверки:
анализ результатов предыдущей инвентаризации и проверка исполнения ее решений по замечаниям и нарушениям, выявленным в результате ее проведения;
инвентаризация.
Проверки, осуществляемые инвентаризационной комиссией, могут быть как выборочными, так и охватывающими всю деятельность организации. Вся работа, осуществляемая инвентаризационной комиссией, должна быть тщательно задокументирована, а выводы инвентаризационной комиссии должны базироваться на принципах достаточности и убедительности доказательств, а также подтверждении того, что инвентаризация проводилась как таковая.
Таким образом, функции инвентаризационной комиссии не ограничиваются проведением инвентаризации, фактически это функции ревизионной комиссии.
Анализ системы внутреннего контроля в организации показывает, что в ООО ПО «Свияга» недостаточное внимание уделяется учету материальных запасов. Возможно это связано со спецификой деятельности организации розничной торговли продуктами питания, главным объектом внимания в которой являются товарные запасы. По моему мнению, недостаточный контроль за сохранностью материальных запасов, в частности торгового оборудования и инвентаря, оргтехники, посуды и спецодежды, чистящих и моющих средств увеличивает риск злоупотреблений со стороны работников.
Например, в продовольственном магазине не обойтись без регулярной уборки торговых и подсобных помещений, складов и холодильников, прочих помещений. При уборке торговых площадей выделяются следующие ее виды:
текущая уборка в течение рабочего дня;
ежедневная уборка после закрытия магазина;
генеральная уборка.
Поэтому не последнюю роль при разработке норм расхода материалов играет периодичность выполнения работ по содержанию помещений. В организации должны быть утверждены «Нормы списания материально-производственных запасов». Документ может представлять собой таблицы, в которых указаны нормы расхода моющих, чистящих и прочих материалов на определенный вид работ. Средства для уборки должны выдаваться работникам строго по норме.
Фактически нормы не утверждены, все закупленные материалы для уборки сразу выдаются работникам и списываются на затраты, поэтому инвентаризация данных материалов фактически не проводится. В ООО ПО «Свияга» контроль за закупом и расходом средств для уборки осуществляет заместитель директора по хозяйственной части, но не смотря, что в его ведении находится небольшой склад, для хранения хозтоваров и инвентаря, запасы моющих средств в организации отсутствуют.
Особенностями инвентаризации материальных запасов в магазине является тот факт, что существуют активы, предназначенные для длительного использования (например, посуда, санспецодежда, торговый инвентарь и прочее имущество), списанные с баланса организации, но продолжающие эксплуатироваться. Данное имущество должно быть под контролем наравне с имуществом, которое хранится на складе магазина и должно учитываться на забалансовых счетах учета материальных ценностей.
Почему это необходимо? Дело в том, что организации определяют свою потребность в тех или иных видах материальных ценностей самостоятельно. В то же время подтверждением обоснованности приобретения активов и списания их в эксплуатацию (в том числе перечисленного выше имущества) могут служить данные проведенной инвентаризации (в частности, отражение в инвентаризационных ведомостях информации об утрате объектами инвентаризации своих потребительских качеств, случаях хищений, порчи ценностей и т.д.). В ООО ПО «Свияга» забалансовый учет подобных ценностей не ведется.
В качестве примера можно привести инвентаризацию материалов в одном из отделов магазина — буфете (реализация горячих и холодных напитков, выпечки), проведенную в рамках ежегодной инвентаризации 1 октября 2014г. До начала проверки инвентаризационная комиссия получила последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы. Председатель комиссии завизировал все приходные и расходные документы.
Материально-ответственным лицом по материальным ценностям, находящимся в отделе, является заведующая отделом. Она дала расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на ее ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Проверка фактического наличия ценностей производилась при ее участии.
Были распечатаны в двух экземплярах инвентаризационные описи, в которые инвентаризационная комиссия вносила данные о фактических остатках ценностей в отделе. По данным бухгалтерского учета в отделе числилась только посуда, которая была перемещена по требованию-накладной и продолжала числиться на счете 10 «Материалы», но уже в подотчете заведующей отделом. Весь имеющийся в наличии торговый инвентарь, а также торговое оборудование и санспецодежда по данным бухгалтерского учета не числились, так как были списаны единовременно при получении.
Инвентаризация материалов в буфете фактически заключалась в подсчете имеющейся посуды. Одновременно определялись ценности, не пригодные для дальнейшего использования — со сколы, трещины и т.д. Инвентаризационные описи заполнялись шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывались в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывались прописью порядковые номера материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях. На последней странице описи была сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи были подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом. В конце описи материально-ответственное лицо дало расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в ее присутствии и об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.
По результатам инвентаризации в отделе были выявлены следующие предметы, непригодные для дальнейшей эксплуатации:
посуда фаянсовая — на сумму 820 руб.;
посуда стеклянная — на сумму 758 руб.;
посуда металлическая — на сумму 302 руб.
В соответствии с учетной политикой ООО ПО «Свияга» сумма потерь в пределах установленных законодательством норм должна быть списана на издержки производства и обращения, а остальная сумма подлежит взысканию с материально ответственного лица. В организации применяются нормы списания, установленные еще Министерством торговли СССР в 1982г. в процентах от выручки:
фарфорово-фаянсовая посуда -0,40%;
сортовая стеклянная посуда -0,30%;
металлическая посуда -0,06%;
столовые приборы из нержавеющей стали -0,04%.
За период, прошедший с последней инвентаризации (4 квартал 2013г. и 9 месяцев 2014г.), выручка буфета составила 373 544 руб. Выявленная недостача материалов в буфете в виде непригодной для дальнейшего использования посуды отражена в табл.7.
Таблица 7
Недостача (порча) материальных ценностей в буфете
НаименованиеНедостача всего, руб.Норма, руб.В пределах норм, руб.За счет материально-ответственного лица, руб.Фарфорово-фаянсовая посуда820373 544 х0,40% =1 494820-Стеклянная посуда758373 544 х0,30% =1 121758-Металлическая посуда302373 544 х0,06% =22422478Итого1 8801 80278
В составе материальных запасов на забалансовом счете организации также числятся торговое оборудование и оргтехника. По результатам проведения ежегодной инвентаризации в 2014г. была обнаружена недостача оргтехники. Вместо числящего по данным бухгалтерского учета в бухгалтерии принтера «Brother» стоимостью 15 190 руб. фактически в организации эксплуатировался принтер другой марки 2010 года выпуска. По данному факту было проведено расследование.
Было выяснено, что в бухгалтерском учете был оприходован принтер, поступивший по счету-фактуре №543 от 15.11.2013г. от ООО НПО «Компьютер». По документам принтер ни в эксплуатацию, ни материально-ответственному лице не передавался. Фактически он был передан главному бухгалтеру магазина, который из организации уволился. Таким образом, одновременно были выявлены недостача и излишек оргтехники (табл.8). Выявленный принтер, фактически эксплуатирующийся в организации, был оценен инвентаризационной комиссией в 4 000 руб.
Таблица 8
Результаты инвентаризации оргтехники
ОбъектНедостачаИзлишекПринтер15 190-Принтер-4 000Итого15 1904 000
Ежегодная инвентаризация 2014г., проведенная по счету 10 «Материалы» излишки или недостачи не выявила. В то же время в организации фактически используются инвентарь и хозяйственные принадлежности, стоимость которых в бухгалтерском учете была списана в момент передачи их в эксплуатацию. Расхождение фактических данных и данных бухгалтерского учета на примере бухгалтерии отражено в табл.9.
Таблица 9
Результаты инвентаризации инвентаря и хозяйственных принадлежностей
Наименование инвентаряФактическое количествоДанные бухгалтерского учетаКомпьютер 3-Столы офисные3-Столы компьютерные2-Стулья6-Шкафы офисные3-Сейф2-
Таким образом, учет данных активов в ООО ПО «Свияга» не ведется. В то же время действующее бухгалтерское законодательство обязывает хозяйствующий субъект обеспечить сохранность и организовать надлежащий контроль за наличием и движением активов, стоимость которых не превышает установленного для основных средств лимита и которые были списаны на расходы на дату ввода в эксплуатацию. Законодательством порядок учета малоценных основных средств не регламентирован. Вариант их учета должен быть рассмотрен в учетной политике организации.
Достаточно часто в организации закупались материалы за счет подотчетных средств. Например, по а/о №17 от 10.02.2014г. Тимофеева приобретен на АЗС бензин АИ 92 на сумму 500 руб. (табл.10).
Таблица 10
Учет поступления ГСМ
Содержание операцииДебетКредитСумма, руб.Приобретен ГСМ за счет подотчетных средств 10.371.1500Выдана из касс задолженность подотчетному лицу 71.150500
В качестве первичного документа, подтверждающего приобретение ГСМ к авансовому отчету приложен фискальный чек ККМ АЗС.
Списание ГСМ с подотчетных лиц производится в конце каждого месяца на основании оформленных водителями путевых листов.
В организации применяются унифицированные формы путевых листов:
— № 3 <consultantplus://offline/ref=84A670E8123FED59AEAAB4F9B7A5931ED32B6FF5DB8F44F8234832743511D5E100359FB87B421911sAC> «Путевой лист легкового автомобиля»;
№ 4-П <consultantplus://offline/ref=84A670E8123FED59AEAAB4F9B7A5931ED32B6FF5DB8F44F8234832743511D5E100359FB87A4E1911sAC> «Путевой лист грузового автомобиля».
Путевые листы выписываются ежедневно. В наименовании путевого листа приводится тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист. Номер путевого листа указывается в заголовочной части. В лицевой части путевого листа проставляется также штамп Общества, дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, сведения о владельце — наименование, местонахождение и номер телефона, сведения о транспортном средстве — тип транспортного средства, государственный регистрационный знак; показания спидометра при выезде транспортного средства из гаража и его заезде в гараж, дату и время выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.
Даты, время и показания спидометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку должны проставляться уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия, в изучаемой организации эти данные вписывает сам водитель.
Сведения о водителе включают:
фамилию, имя, отчество водителя;
дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
На оборотной стороне путевого листа подробно описывается маршрут следования, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, по всем пунктам следования автомобиля.
Учет ГСМ по водителям ведется следующим образом:
бухгалтер проверяет оформление путевых листов за месяц;
делает реестр путевых листов, в котором рассчитывает месячный пробег автомобиля и расход ГСМ по норме и фактический.
Если фактический расход ГСМ укладывается в нормы, то списание ГСМ производится по акту.
Если фактический расход превышает нормативный — водитель пишет объяснительную записку на имя главного инженера с объяснением причин перерасхода. В этом случае могут быть два варианта списания перерасхода:
за счет средств организации — если причины перерасхода признаны уважительными;
за счет водителя — в обратном случае.
Путевой лист грузового автомобиля №424 от 01.12.2014г. на автомобиль Хендай Портер-100 государственный №В140РИ (водитель Хиров):
нет данных по движению горючего;
не указан маршрут движения.
Путевой лист легкового автомобиля №428 от 17.12.2014г. на автомобиль Тойота 200 государственный номер М178МР (водитель Тимофеев):
остаток ГСМ в бензобаке указывался с точностью до тысячных долей литра. Такая точность определения остатка ГСМ невозможна и свидетельствует о том, что расчет движения ГСМ велся неправильно — вначале определялась норма списания, в этом же количестве проставлялся фактический расход, а уже потом определялся остаток топлива на конец дня.
Алгоритм расчета должен быть следующим:
определяется остаток ГСМ в бензобаке на конец дня;
далее определяется фактический расход (к остатку на начало дня прибавляем количество топлива и вычитаем остаток на конец дня);
фактический расход сравниваем с расходом, рассчитанным по норме.
Следует отметить, что в организации перечень лиц, которым выдаются денежные средства под отчет, утвержден отдельным приложением к Учетной политике. В ООО ПО «Свияга» водители перечислены в этом приложении. Кроме того они являются материально-ответственными лицами и с ними заключены договора о материальной ответственности.
Выдача наличных денежных средств под отчет на приобретение ГСМ в организации производится очень редко. В основном ГСМ приобретается по талонам:
организация закупает талоны номиналом 500 и 1000 руб.;
талоны приходуются в кассе как денежные документы;
кассир выдает талоны по ведомости водителям;
водителя отчитываются по полученным талонам в авансовых отчетах с приложением чеков ККМ АЗС и корешков талонов.
Например, по ведомости №1 от 10.01.2014г. были выданы талоны на сумму 3 000 руб. (табл.11)
Таблица 11
Учет ГСМ, приобретенного по талонам
Содержание операцииДебетКредитСумма, руб.Перечислена через расчетный счет оплата за талоны 60.251.13000Приняты к учету талоны (без НДС)50.360.12 542,37Принят к учету НДС19.360.1457,63Выданы талоны под отчет водителям71.150,32 542,37Водители отчитались по талонам10.371.12 542,37
Проверка путевых листов показала, что отраженные в путевых листов данные по остатку ГСМ в бензобаке соответствуют данным бухгалтерского учета. В то же время следует отметить, что в организации:
не проверяется фактические остатки ГСМ в бензобаках;
не проверяются фактические показания спидометров.
Подобные проверки не предусмотрены и внутренними до документами организации. А ведь в соответствии с бухгалтерским законодательством инвентаризация материально-производственных запасов должна проводиться как минимум раз в год. Кроме того, при передаче автомобиля от одного водителя другому (увольнение, отпуск) не оформлялись акты приема-передачи остатка ГСМ в бензобаке автомобиля.
На субсчете 10.5 учитывались автозапчасти. Автозапчасти приобретались как за наличный (через подотчетных лиц), так и за безналичный расчет. В организации установлен следующий порядок приобретения запчастей:
водитель оформляет служебную записку на имя главного инженера о необходимости ремонта автомобиля;
комиссия во главе с главным инженером осматривает транспортное средство и составляет акт обследования, в котором, в том числе, указывает как целесообразнее ремонтировать автомобиль (в мастерской или собственными силами);
если решено ремонт производит собственными силами, то определяется, какие необходимо закупить запчасти;
деньги выдаются под отчет или перечисляются поставщику. Для примера рассмотрим покупку по а/о №1 от 12.01.2014г. Раева щеток стеклоочистителя (табл.12).
Таблица 12
Учет автозапчастей
Содержание операцииДебетКредитСумма, руб.Выданы деньги под отчет на стеклоочистители 71.150.11 050Приобретены стеклоочистители10.571.11 050Списаны стеклоочистители на коммерческие расходы44.110.51 050
Списание автозапчастей производится на основании требования-накладной. Поскольку автозапчасти закупаются в количестве необходим на конкретный ремонт, и, соответственно, сразу списываются, остатков на счете 10.5 практически не бывает. В то же время анализ оборотно-сальдовой ведомости по счету 10 показал, что на счете 10.5 в течении трех лет числились без движения Шины R16 205/60 Sonata Michelin X-ICE в количестве 4 штук на сумму 34 031,85 руб. Во всех проведенных за этот период инвентаризациях было подтверждено их наличие. Рекомендуем проверить их наличие. Вероятно, они устанавливаются на автомобиль в зимний период. В этом случае их стоимость должна была быть списана на затраты. Количественный учет в таком случае ведется за балансом.
На счете 10.6 учитывались:
канцтовары (бумага, антистеплер, картридж);
хозтовары (ведро, веник, мыло, лампы);
строительные материалы (вагонка, гвозди, краска);
инвентарь.
Количество вышеперечисленных ценностей определялось потребностями ООО ПО «СВияга», соответственно, закупалось:
в больших количествах — за безналичный расчет;
в малых количествах — за наличный расчет подотчетными лицами.
Фактически сразу приобретенные материалы отписывались на нужды организации в требованиях-накладных. В то же время анализ оборотно-сальдовой ведомости по счету 10 выявил несколько позиций на субсчете 10.6, числящихся без движения в течение 2014г. В том числе:
2 огнетушителя;
7 печатей;
рукав 51 мм 20 м в сборе со стволом РС-50.01 и гол.ГР.
И средства пожаротушения и печати наверняка фактически уже используются по назначению, поэтому следует оформить их списание с балансового счета. При необходимости организация может вести учет таких ценностей за балансом.
На счете 10.7 ведется учет строительных материалов, переданных подрядчикам на производство ремонтных работ. Документы, подтверждающие передачу стройматериалов (накладные, акты приема-передачи) не оформлялись. Также не оформлялись подрядчиками акты о списании давальческих материалов на производство работ. Фактически в организации списание строительных материалов, переданных подрядчику, осуществлялось на основании актов выполненных работ, предъявленных подрядчиком.
Например, в ООО «СтройДом» приобретена по накладной №134 и счету-фактуре №218 от 15.06.2014г. арматура в количестве 350 кг на сумму 7 000 руб. Другие документы по движению арматуры не оформлялись (табл.13).
Таблица 13
Учет материалов, переданных подрядчику для производства ремонтных работ
Содержание операцииДебетКредитСумма, руб.Приобретена арматура 10.760.15 932,20Принят к учету НДС19.360.11 067,80Арматура списана на коммерческие расходы44.110.75 932,20Оплачено ООО «СтройДом» за арматуру60.1517 000,00По данным бухгалтерского учета числятся большие остатки строительных материалов, фактически данных материалов в наличии нет — они уже израсходованы на ремонт, но до оформления акта на списание числятся на балансе. Инвентаризация материалов, переданных подрядчику, не проводилась. Для большего контроля за их движением и увеличения ответственности за их сохранность следует их отписывать на материально-ответственное лицо и до списания учитывать их у него в подотчете.
.2 Учет результатов инвентаризации материальных запасов
По результатам проведенной инвентаризации материальных запасов были оформлены следующие документы:
— Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) <consultantplus://offline/ref=528B89393804149A0460A378A95AEDD7AE82CB917767E953ACB3595DC79CB7D65DE82C379931C4O3W9U> — отражены данные фактического наличия материальных ресурсов в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Один экземпляр передан в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй — остался у материально ответственных лиц;
Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19) <consultantplus://offline/ref=528B89393804149A0460A378A95AEDD7AE82CB917767E953ACB3595DC79CB7D65DE82C379B31CCO3W0U> — отражены результаты инвентаризации материальных ресурсов, по которым выявлены отклонения от данных учета. В ней отражены расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей. Сличительная ведомость составлена в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй — передан материально ответственным лицам.
По результатам проведенной в 2014г. инвентаризации выявлено:
. Бой посуды в буфете на сумму 1 880 руб.
В соответствии с принятыми в ООО ПО «Свияга» нормами недостача в сумме 1 802 руб. списана на расходы на продажу, а 78 руб. отнесено на материально-ответственное лицо. В бухгалтерском учете сделаны следующие записи:
Дебет счета 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 10 «Материалы» -1 802 руб.;
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 10 «Материалы» -78 руб.;
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — 78 руб.
. Выявлена недостача принтера стоимостью 15 190 руб.
Поскольку виновное лицо установлено не было, в бухгалтерском учете принтер списан на прочие расходы:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 10 «Материалы» -15 190 руб.;
Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» -15 190 руб.
. Выявлен не числящийся в учете принтер, оцененный инвентаризационной комиссией в 4 000 руб.
На основании решения комиссии принтер был оприходован:
Дебет счета 10 «Материалы» Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» -4 000 руб.
. Инвентаризация подтвердила фактическое наличие в организации автошин и средств пожаротушения, числящихся на балансе без движения. Возможно, данные активы уже переданы в эксплуатацию, но передача документально не оформлена.
. Не была проведена инвентаризация строительных материалов, числящихся на балансе ООО ПО «Свияга». Фактически данные активы переданы подрядчику на производство ремонта, но документально передача не оформлена. Поскольку работы еще не окончены, оснований для списания материалов нет.
. Не была проведена инвентаризация ГСМ в бензобаках автомобилей. Анализ оформления путевых листов дает основание предположить, что фактические остатки могут не соответствовать данным бухгалтерского учета.
. Не проводилась инвентаризация материалов, стоимость которых в соответствии с бухгалтерским законодательством списана на затраты, но как минимум количественный учет должен вестись в течение срока фактического использования.
Можно сделать вывод о том, что инвентаризация была проведена формально. Не смотря на все полномочия, предоставленные в ООО ПО «Свияга» инвентаризационной комиссии, комиссия провела инвентаризацию не в полном объеме:
не были проанализированы документы на оприходование и списание материалов;
не была проведена инвентаризация по материально-ответственным лицам и местам хранения. В частности не были указаны места хранения печатей и средств пожаротушения, числящихся без движения весь 2014г.;
не была проведена инвентаризация спецодежды и инвентаря, выданного в индивидуальное пользование работникам. Одновременно следовало оценить его состояние;
не была проведена инвентаризация материалов, переданных подрядчикам.
Можно констатировать факт, что порядок проведения инвентаризации материальных ресурсов, проведенный в ООО ПО «СВияга» не позволяет утверждать, что ее результаты в полном объеме подтверждают достоверность данных бухгалтерского учета. То есть главная цель проведения ежегодной инвентаризации материалов в ООО ПО «Свияга» не достигнута.
Заключение
Инвентаризация — это прием бухгалтерского учета, при котором проверяется фактическое наличие имущества организации на определенную дату. Инвентаризация позволяет проверить соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, денежных средств, ведения складского хозяйства и реальности данных учета, содержания и эксплуатации машин, оборудования, других объектов основных средств организации, а также в большой степени предотвращает такое негативное явление, как хищение имущества работниками организации. Дату инвентаризации определяет руководитель фирмы по согласованию с бухгалтером.
Проведение инвентаризации обязательно:
при выдаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок и условия инвентаризации, являются:
— Федеральный закон <consultantplus://offline/ref=37D049AE7734C32AD32F7A0AEDE1EC8CA24681816271B4EF8376B6F9PAv7O> «О бухгалтерском учете»;
Положение <consultantplus://offline/ref=37D049AE7734C32AD32F7A0AEDE1EC8CA24280846471B4EF8376B6F9A73802630A44917694AE43P0v5O> по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации;
Методические указания <consultantplus://offline/ref=37D049AE7734C32AD32F7A0AEDE1EC8CA34483876E2CBEE7DA7AB4FEA86715644348907694AFP4v2O> по инвентаризации имущества и финансовых обязательств;
Положение <consultantplus://offline/ref=37D049AE7734C32AD32F7A0AEDE1EC8CA24681826071B4EF8376B6F9A73802630A44917694AE43P0v1O> по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99).
Инвентаризация — процесс нередко очень болезненный, поскольку он выявляет не только ошибки учета, но и недостачи, потери имущества, а как следствие, наказание виновных лиц. Поэтому очень важно соблюсти процедуру — получить расписки материально ответственных лиц до инвентаризации, организовать весь процесс так, чтобы все ответственные за инвентаризируемое имущество лица участвовали в процессе. Инвентаризация — процесс, выявляющий, как обстоят дела в компании не только с бухгалтерским учетом, но и дисциплиной, договорной работой (наличие договоров об индивидуальной или коллективной материальной ответственности), с документооборотом. Если проводить инвентаризацию неформально, то можно улучшить работу многих отделов компании. При этом следует помнить о том, что инвентаризация — это обязательный процесс для подтверждения достоверности данных в учете и отчетности.
Порядок проведения инвентаризации материальных запасов был изучен на примере конкретного предприятия ООО ПО «Свияга». Основной вид деятельности организации — розничная торговля.
Порядок учета и контроля материальных запасов, а также проведения инвентаризации достаточно подробно рассмотрен в Учетной политике организации. В соответствии с учетной политикой организацией применяются разные виды инвентаризаций (плановые и внеплановые, сплошные и выборочные). В ООО ПО «Свияга» разработано положение о деятельности инвентаризационной комиссии. В организации создана система материальной ответственности, как индивидуальной, так и коллективной. Со всеми материально-ответственными лицами заключены договора материальной ответственности. В то же время анализ проведения инвентаризации материалов в организации показал, что инвентаризация была проведена формально и не может в полном объеме подтвердить достоверность данных бухгалтерского учета.
Список использованной литературы
1. Налоговый Кодекс РФ. Часть вторая (с последующими изм.) // Собрание законодательства РФ. -07.08.2000. №32. -Ст.3340.
. Федеральный закон от 06.12.11г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с последующими изм.) // Собрание законодательства РФ. -12.12.2011. №50. -Ст.7344.
. Приказ Минфина России от 29.07.98г. №34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (с последующими изм.) // Российская газета. -№208. -31.10.1998.
. Приказ Минфина России от 09.06.01г. №44н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01» (с последующими изм.) // Российская газета. -№140. -525.07.2001.
. Приказ Минфина России от 28.12.01 №119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» (с последующими изм.) // Российская газета. -№36. -27.02.2002.
. Приказ Минфина РФ от 06.05.1999г. №33н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99» (с последующими изм.) // Российская газета. -№116. -22.06.1999.
. Приказ Минфина России от 06.05.99г. №32н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99» (с последующими изм.) // Российская газета. -№ 116. -22.06.1999.
. Приказ Минфина России от 31.10.2000г. №94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» (с последующими изм.) // Финансовая газета. — №№ 46, 47. -2000.
. Приказ Минфина России от 06.10.2008г. №106н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/08» (с последующими изм.) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. -№44. -03.11.2008.
. Приказ Минфина России от 06.07.99г. №43н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99)» (с последующими изм.) // Финансовая газета. -№34. -1999.
. Приказ Минфина России от 06.10.08 г. №107н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет расходов по займам и кредитам» (ПБУ 15/2008)» (с последующими изм.) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. -№44. -03.11.2008.
. Приказ Минфина России от 27.11.06г. №154н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006» (с последующими изм.) // Российская газета. -№25. -07.02.2007.
13. Приказ Минфина России от 26.12.02г. №135н «Об утверждении Методических указаний <consultantplus://offline/ref=B17FB6B68D39361D11568B53802468C8AA5B9988AC2AAC4D261C7C071F89F7A9CB19A92E26C5A8OBt1C> по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды» (с последующими изм.) // Российская газета. -№30. -15.02.2003.
14. Приказ Минфина РФ от 02.07.10г. №66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» (с последующими изм.) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. -№35. -30.08.2010.
. Приказ Минфина России от 13.06.95г. №49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (с последующими изм.) // Финансовая газета. -№28. -1995.
. Постановление Росстата от09.08.99г. №66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения» (с последующими изм.) // Бухгалтерский учет. — №12. -1999.
. Постановление Госкомстата России от 18.08.98г. №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с последующими изм.) // Российский налоговый курьер. -№11. -2000.
. Постановление Госкомстата России от 30.10.97г. №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» (с последующими изм.) // Налоговый вестник. -№2. -1998.
. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. — М.: ИНФРА-М, 2012
. Луганская О.В. Инвентаризация: Бухгалтерский учет и налогообложение. -М.: ГроссМедиа Ферлаг, 2011
. Акилова Е.В. Оценка материально-производственных запасов в бухгалтерском учете организации /Современный бухучет. -2012. -№9
. Авдеев В.В. Учет материально-производственных запасов /Налоги (газета). -2012. -№28
. Агафонова М.Н. Материально-производственные запасы // Налоговый вестник. -2011. -№2
. Алексеенко А.Ю. Роль бухгалтерского учета производственных запасов в системе внутреннего контроля за материальными расходами // Все для бухгалтера. -2010. -№6
. Белоусова М.В. Организация складского учета материально-производственных запасов /Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии. -2007. -№8
. Беляева Н.А. Списание материально-производственных запасов в производство /Бухгалтерия в вопросах и ответах. -2011. -№2
. Боброва Е.А. Инвентаризация: готовимся к годовой отчетности // Расчет. -2013. -№12
. Бурцева Н. Взыскание ущерба с материально-ответственного лица, уклоняющегося от участия в инвентаризации // Трудовое право. -2014. -№2
. Бычкова С.М., Макарова Н.Н. Материально-производственные запасы: отражение в учетной политике организации /Аудиторские ведомости. -2012. -№9
. Голанцева Ю.И. Бухгалтерский и налоговый учет материально-производственных запасов и амортизируемого имущества /Бухгалтер и закон. -2009. -№5
. Захарьин В.Р. Тематический выпуск: Инвентаризация // Экономико-правовой бюллетень. -2014. -№12.
. Инвентаризация ТМЦ: акт и сличительная опись // Практическая бухгалтерия. -2013. -№3
. Иноземцева М.М. Аудит материально-производственных запасов: на что обратить внимание? /Бухгалтерская отчетность организации. -2014. -№3
. Кузьмина Ж.В. Инвентаризация основных средств и материально-производственных запасов /Российский налоговый курьер. -2010. -№1-2
. Лесина Т. Инвентаризация активов фирмы // Практическая бухгалтерия. -2014. -№12.
. Манохина С.В. Учет материалов в гостинице // Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение. -2011. -№6
. Миславская Н.А., Поленова С.Н. Предпосылки рациональной организации учета материально-производственных запасов /Бухгалтер и закон. -2011. -№9
. Нестеркина О.Н. Возможные ошибки в учете МПЗ в 2010 году /Российский налоговый курьер. -2010. -№5
. Петров Е. Годовая инвентаризация // Практический бухгалтерский учет. -2013. -№11
. Ремизова О.Н. Учет материально-производственных запасов // Современный бухучет. -2011. -№5
. Романова Е. Инвентаризация имущества: оформляем документы и учитываем результаты // Новая бухгалтерия. -2015. -№1.
. Семенихин В.В. Материалы. Бухгалтерский и налоговый учет. -М.: «ГроссМедиа» РОСБУХ, 2014.
. Слободняк И.А., Копылова Е.К. Обзор основных требований к инвентаризации, содержащихся в Законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» // Аудиторские ведомости. -2014. -№2
