Учебная работа .Тема:Особенности работы с документами на предприятии № 1493.
Тема:Особенности работы с документами на предприятии»,»
Содержание
Введение
1. Моё рабочее место
2. Основные сведения и задачи учреждения
3. Организация документооборота
5. Порядок работы с входящими документами в учреждении
6. Порядок работы с исходящими документами
7. Регистрация документов
8. Подготовка документов к передаче в архив
Заключение
Список литературы
Введение
Актуальность данной темы исследования заключается в том, что современный секретарь это «»правая»» рука директора, без которого он не сможет эффективно руководить всем рабочим процессом на предприятии или фирме.
Без секретаря не может существовать практически ни одна компания. Секретари не подписывают многомиллионных контрактов, не совершают громких открытий, не принимают стратегических решений. И все же от их профессионализма зависит эффективность работы всей компании.
Можно сказать, что секретарь это одновременно несколько профессий, и в данном отчете отражено все многообразие деятельности секретаря. Большое значение при этом уделяется коммуникативным умениям, так как основная деятельность секретаря связана с общением, и коммуникабельность, умение общаться по деловому и в то же время доброжелательно важная компетенция секретаря. Добросовестное отношение к своим обязанностям, постоянное стремление к повышению квалификации, искренне желание помочь руководителю или сотрудникам фирмы вот самые ценные качества профессионала.
. Период прохождения практики:
Практика проводилась c 21 октября 2013 г. по 9 ноября 2013 г. в городе Нерюнгри.
. Место прохождения практики:
РС (Я) г. Нерюнгри, пр. Дружбы Народов 12/2
Телефон: 6 04 39
Муниципальное учреждение «»Централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений Нерюнгринского района»» в должности секретаря.
. Цели и задачи преддипломной практики:
Цель производственной практики рассмотреть особенности документооборота в МУ ЦБ Нерюнгринского района.
Задачи преддипломной практики:
. Раскрыть основные сведения об учреждении.
. Изучить особенности организации документооборота.
. Описать порядок работы с входящими документами в учреждении.
. Изучить порядок работы с исходящими документами.
. Раскрыть особенности регистрации документов.
. Описать подготовку документов к передаче в архив.
1. Моё рабочее место
Моё рабочее место располагается в приемной возле кабинета директора. В приемной находится мебель, которая предназначена для отдыха, а также для посетителей, ожидающих приема, различные шкафы и полки, на которых хранится входящая и исходящая корреспонденция. Но главная особенность этого помещения это камеры наблюдения, которые позволяют наблюдать за происходящим в офисе. Эта система видеонаблюдения уникальна своей моделью, функциональными возможностями и может включать в себя звуковое расширение, захват видеоизображения и сторожевой таймер компьютера.
Рабочее место хорошо освещено и это создает благоприятное условие для выполняемой мной работы. В приемной находится большой стол в светлых тонах, с множеством ящиков, в которых хранятся телефонные справочники, информационные каталоги и тому подобное. У стола стоит вращающийся стул с подлокотниками. Во время работы я чувствую себя в нем комфортно и удобно.
Так же рабочее место оснащено новейшей и различной оргтехникой. Она подразумевает под собой системный телефон, факсимильный аппарат, компьютер, принтер, сканер, а также множительный аппарат.
На столе находятся: папки скоросшиватели, журналы регистрации, ежедневник, в котором фиксируются знаменательные даты, даты приема посетителей, канцелярские принадлежности, то есть дырокол, скрепки, ножницы и так далее.
Светлые тона помещения придают моему рабочему настроению теплоту, энергичность и стремление к работе.
документ секретарь документооборот
2. Основные сведения и задачи учреждения
Специфика службы:
Специфика Муниципального учреждения «»Централизованной бухгалтерии Нерюнгринского района»» заключается в том, что оно создано для централизованного ведения бухгалтерского учета финансово хозяйственной деятельности учреждений образования и культуры.
Задачи учреждения:
§Формирование полной и достоверной информации о финансово хозяйственной деятельности учреждений и их имущественном положении.
§Создание оптимальных условий для содержания зданий и сооружений обслуживаемых учреждений, обустройства прилегающих территорий.
§Контроль за правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей.
§Соблюдение строжайшего режима экономии, организации учета основных фондов, малоценного инвентаря, денежных средств и других ценностей, исполнения сметы расходов, а также расчетов по заработной плате.
§Обеспечение правильного документального отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением денежных средств, начисления и перечисления налогов и других платежей.
§Осуществление контроля за проведением инвентаризации денежных средств, товароматериальных ценностей и расчетов, а также ревизий в складских помещениях.
§Принятие мер к предупреждению недостач, растрат, и других нарушений и злоупотреблений в финансово хозяйственной деятельности.
§Обеспечение строго соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, расходования полученных из банка средств по назначению, должный порядок хранения бухгалтерских документов и бухгалтерского архива.
§Осуществление постоянного контроля за своевременным оформлением приема и расхода денежных средств и материальных ценностей, правильным расходованием фонда заработной платы, исчислением и выдачей всех видов премий, материальной помощи, соблюдением установленных штатов, должностных окладов, смет и расходов.
§Обеспечение своевременного составления бухгалтерской отчетности на основе данных первичных документов и бухгалтерских записей, предоставления ее в установленном порядке в финансовый орган.
Служба МУ ЦБ Нерюнгринского района:
Директор МУ ЦБ: Хорошилова Лариса Ивановна
Главный бухгалтер: Кольцова Ольга Вячеславовна
Директор материального отдела: Сокова Ирина Викторовна
Директор расчетного отдела: Иванова Любовь Владимировна
Директор экономического отдела: Крахина Светлана Викторовна
Общая численность штата 30 человек.
3. Организация документооборота
Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документооборот это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.
Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Документационное обеспечение важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.
Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.
Под объемом документооборота учреждения понимается количество документов, полученных и созданных учреждением за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Анализируя документооборот учреждения за последний год, была выявлена тенденция к его росту.
В документационном обеспечении учреждения выделяют три группы документов:
поступающие (входящие);
отправляемые (исходящие);
внутренние.
Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.
Внутренние документы в МУ ЦБ оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: полное название учреждения, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются с помощью компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2010.
Сотрудники службы делопроизводства контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями типовой инструкции в федеральных органах власти.
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники учреждения используют два вида документов докладные и служебные записки. Служебная записка документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника предприятии другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и так далее. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.
Право издания приказов (распоряжений) принадлежит директору учреждения, а в его отсутствии заместителю директора.
Заместитель подписывает приказы по курируемым вопросам только по поручению директора.
За качество подготовки проектов приказов (распоряжений) как по содержанию, так и по оформлению, несет ответственность руководитель учреждения, готовящий проект.
Подготовленный проект организационного приказа (распоряжения) должен быть завизирован, собирает визы исполнитель. Срок исполнения, как правило, не превышает 3 дней. Приказы (распоряжения) визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. В случае подготовки объемного документа, визируемого большим количеством заинтересованных должностных лиц, которые в целях ускорения процесса согласования, знакомятся не с первым экземпляром проекта приказа, а с его копиями (ксерокопиями), допускается сбор виз на отдельном «»Листе визирования»». Виза включает в себя: наименование учреждения, личную подпись, дату, расшифровку подписи. В расшифровке подписи должна указываться фамилия лица, визирующего документ.
Организационные документы это документы, регламентирующие задачи и функции МУ ЦБ, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся положения о МУ ЦБ, правила, инструкции, структура, штатное расписание, должностные регламенты работников.
Положение нормативный правовой акт, который определяет задачи, функции, полномочия, ответственность и организацию работы в МУ ЦБ.
Положение включает следующие основные разделы: общие положения, задачи, полномочия, ответственность и организацию работы.
5. Порядок работы с входящими документами в учреждении
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в МУ ЦБ осуществляется централизованно секретарем руководителя.
При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.
Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:
адрес отправителя;
время отправки и получения документа;
при поступлении личных или доплатных документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны. Штамп состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «»лично»» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается секретарю директора.
Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить относится ли она к регистрируемой или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения директором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
После рассмотрения документов директор наносит резолюцию распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.
В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В МУ ЦБ подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии.
6. Порядок работы с исходящими документами
Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
составление проекта документа исполнителем;
проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
согласование проекта документа;
подписание документа директором (в необходимых случаях утверждение);
регистрация документа;
отправка документа адресату;
подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником службы делопроизводства. Ведущий специалист отдела делопроизводства вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
В МУ ЦБ проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом учреждения. Такое согласование оформляется визой.
После подписания директором, исходящий документ передается секретарю для регистрации.
Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:
порядковый номер документа, включающий номер дела;
адресат (корреспондент);
краткое содержание или заголовок;
отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов ответов);
исполнитель;
примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
7. Регистрация документов
Регистрация документов важнейший этап работы с документами и определяется как «»запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения»».
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно поисковая система по всем документам комбината, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.
Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).
Учитывая специфику учреждения, в нем принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем руководителя, другая же в структурных подразделениях. Регистрация документов, поступивших на имя директора, производится однократно его секретарем.
В МУ ЦБ регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.
Регистрация входящих документов МУ ЦБ осуществляется путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов.
Форма регистрационного журнала для входящих документов:
При анализе регистрации документов МУ ЦБ была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Однако на сегодняшний день регистрация всей документации ведется только в журнальной форме. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
8. Подготовка документов к передаче в архив
С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела. Дела находятся в рабочих кабинетах и специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.
В целях повышения оперативности поиска документов дела необходимо располагать в соответствии с номенклатурой дел.
С целью предотвращения износа подлинников нормативных правовых актов и распорядительных документов создается фонд пользования совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов.
Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на хранение в учреждении организован архив. Деятельность архива регламентирована «»Основными правилами работы архивов организаций»».
Прием каждого дела в архиве производится по описям в присутствии работников, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел. Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы картотеки на документы с целью их оперативного поиска.
Подготовка документов к сдаче в архив включает:
оформление дел;
составление описей дел;
составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
В структуре МУ ЦБ до настоящего момента отсутствует положение об архиве, хотя сам архив существует. За сохранность документов в делах отвечает ведущий специалист отдела.
В настоящее время проводятся работы по созданию положения об архиве структуре службы документационного обеспечения управления.
Необходимо создать комиссию по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников службы делопроизводства. В состав комиссии должны войти:
ведущий специалист;
юрист;
секретарь руководителя.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации, ее переработку, анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения управленческого эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема передачи информации, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве.
. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
. Систематизация документов, подлежащих сдаче в архив.
Проведение анализа документационного обеспечения в МУ ЦБ позволило выявить некоторые недостатки, сделать выводы, дать рекомендации с целью применения их на практике.
Заключение
Я, Цибенко Алёна Валерьевна с 21 октября 2013 г. по 09 ноября 2013 г. проходила преддипломную практику в должности секретаря в Муниципальном учреждении «»Централизованной бухгалтерии муниципальных учреждений Нерюнгринского района»».
Перед приёмом на практику между мной и директором учреждения был заключен договор о приеме на преддипломную практику.
В первый же день моего пребывания на практике мне провели инструктаж по технике безопасности и внутреннего трудового распорядка, показали моё рабочее место. В ходе практики сотрудники учреждения ознакомили меня со своей работой и обязанностями в учреждении, кратко рассказали особенности существования данного учреждения.
Я за период практики смогла изучить основные формы документов, на основании которых и делала анализ деятельности учреждения. Все работники учреждения по возможности отвечали на все поставленные мной вопросы. Мою работу облегчило наличие планового отдела в учреждении, поэтому многие данные и характеристики учреждения были для меня доступны. Все документы выдавались мне только с личного разрешения директора. В учреждении сформированы многие формы документов, что также не затруднило проведение анализа.
Однако консультация директора, главного бухгалтера и других работников учреждения при наличии основной документации позволило мне достаточно хорошо изучить особенности функционирования МУ ЦБ.
В учреждении работают высококвалифицированные опытные специалисты, которые добросовестно выполняют свои обязанности, строго следят за деятельностью учреждения и внедрением новых технологий для повышения эффективности делопроизводства.
Учетный аппарат представлен опытными бухгалтерами и секретариатом, которые выполняют своевременный сбор информации, её регистрацию, обработку и в дальнейшем формируют различные формы отчетностей.
Муниципальное учреждение «»Централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений Нерюнгринского района»» является очень перспективным предприятием. Об этом говорят многие показатели, характеризующие благополучное состояние учреждения, квалифицированный персонал и технически оборудованные рабочие места, так как из года в год эти показатели улучшаются и стремятся к совершенствованию.
Во время прохождения преддипломной практики мне удалось углубить и закрепить теоретические знания в области делопроизводства, а также освоить компьютерные программы, позволяющие автоматизировать учетный процесс. Работа проходила в соответствии с календарно тематическим планом. Все темы и задачи, установленные тематическим планом, рассмотрены и отработаны.
Практическая деятельность мне помогла научиться самостоятельно решать определенный круг задач, возникающих в ходе работы секретарем. В частности, я научилась правильно составлять различного вида документы, анализировать их содержание и их форму.
Я еще раз убедилась, что на практике будет востребована основная часть знаний, полученных мной на занятиях, без которых я бы не поняла документационного обеспечения управления деятельности учреждения.
Список литературы
