Учебная работа :Тема:Понятие «документ»№140.

Тема:Понятие «»документ»»»,»

Содержание

Введение

. Понятие «документ» и границы дисциплины «документоведение»

.1 Признаки, свойства и функции документа

. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий

.1 Современные требования к документам

Заключение

Список использованных источников

Введение

Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. В США принят и действует Закон о документе, а в нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации». В данном законе установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

Так как документы используются в различных областях деятельности, то содержание понятия «документ» зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Для юриста документ — это способ доказательства или свидетельства чего-либо, а для историка — это исторический источник и т.д.

При написании данной работы мною были использованы источники разного рода: федеральные законы, монографии, периодические издания, а также ресурсы сети интернет. Чтобы найти точные определения используемых мною понятий и придать своей работе большую обоснованность я использовала правовые источники и Федеральные законы.

Также для написания данной курсовой я пользовалась научными работами таких ученых как: Н.А. Павленко, М.В. Андреевского и Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, М.П. Илюшенко, С.Н. Данилина, Ю.Н. Столярова. Кроме того, мною к работе были привлечены различные книги и справочники по общей тематике делопроизводства таких авторов как Н.С. Ларьков, Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев и В.И. Андреева.

Цель курсовой работы: показать развитие понятия «документ».

Для выполнения данной цели необходимо решить следующие задачи:

изучить происхождение понятия «документ»;

рассмотреть правила составления и оформления документов;

проанализировать понятия «документ» на современном этапе развития;

исследовать современные требования к документам.

Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников и литературы.

1. Понятие «документ» и границы дисциплины «документоведение»

Документоведение как теоретическая дисциплина структурно не оформлено, и многие проблемы не нашли своего окончательного решения. В частности, до сих пор дискутируется понятие «документ». С одной стороны, в широком смысле, данный термин обозначает любой текст, запечатленный на носителе; под такое определение попадает неограниченное число источников, в том числе книги, статьи и другие печатные и рукописные тексты. С другой стороны, документом признается лишь тот текст на носителе, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать и подтверждающие его юридическую силу.

Второй подход сужает сферу бытования документов и исключает из их числа разновидности, которые реквизитов не содержат и не обладают юридической силой, но, тем не менее, используются в социальной практике, поскольку другого обобщающего термина для них не придумано. Это создает противоречивую ситуацию, имеющую негативные последствия для определения границ, структуры, содержательного наполнения науки «Документоведение».

Сегодня сосуществуют несколько теоретических концепций, опирающихся на разное понимание документа. Разные концепции документоведения сходны в том, что основу документа составляет информация, которая путем преобразования выстраивается в текст. Можно сказать что документирование — это последовательность дискретных выразительных единиц, закрепляемых на стороннем материальном носителе.

Информация, «закрепленная», «привязанная к носителю», тем самым обособляется от своего создателя и отражаемого в тексте фрагмента реальности. Поскольку стабильность формы удерживает информацию, препятствует ее изменению, то в результате документированная информация выступает в единстве формы и содержания, что придает ей качественную определенность. Она становится самостоятельным объектом, который можно использовать в разных целях.

Объекты документирования качественно различаются. Так, например, в качестве объектов документирования Титунова И.Б. выделяет:

время (ведется хронологическая запись событий);

место (запечатлевается место произошедших событий);

лица (предполагается описание либо запечатление другим технологическим способом характерных черт внешнего облика, позволяющих идентифицировать личность людей);

действия (производится описание действий, операций, позволяющее воссоздать их последовательность, структуру, интенсивность, результативность, качественные особенности);

предметы, строения, сооружения (фиксируются внешний облик, важнейшие их признаки, внутреннее строение, пространственное расположение, адресные данные — все то, что необходимо для идентификации);

продукты интеллектуальной деятельности субъекта (документированию подлежат мысли, идеи, знания, извлекаемые как из природной реальности, так и путем сопоставления между собой, создаваемые творческими методами).

В результате документирования происходит удвоение фрагмента реальности (объект отображения и его модель). Модель компактнее объекта, это дает возможность осуществлять с ней различные действия, перемещать ее в пространстве, передавая на расстояние информацию об отображаемом объекте. Путем документирования производится статический срез с динамически развивающегося объекта. И этот срез запечатлевает технологически возможными способами то состояние объекта, в каком он был на момент осуществления действий по документированию. Далее объект документирования (фрагмент реальности) развивается, меняется как внешне, так и внутренне; а модель отображения реальности в виде текста остается стабильной. И с ее помощью можно детально восстановить прошлое.

Однако проблема не просто в том, чтобы восстановить прошлое, — важно это сделать как можно достовернее. Данное обстоятельство требует отделить документирование как метод, который имеет вездесущее проникновение, от документирования как вида деятельности (особенно в ее высшей фазе — профессиональной деятельности). Все это качественно разные процессы.

Подход к документированию как к методу и как к деятельности позволяет провести различие между так называемым «первичным» документированием и документированием «второго порядка». Есть документы, которые изначально создавались как таковые, а есть те, которые становятся документами по прошествии времени. Первые попадают под определение первичного документирования, а вторые служат свидетельствами эпохи (в качестве таковых могут рассматриваться любые тексты, а также рисунки, карты, даже фрагменты рукотворных предметов). Все это продукты ретродокументирования, документирования второго порядка. Они создавались методом документирования, но не профессионально, и если не задумывались как документ, то изначально не могли следовать правилам (принципам) документирования.

Что касается профессионального документирования, его продукт используется практически во всех областях жизнедеятельности человека, выполняет сложные социальные функции. Но выделить его непросто в силу существования форм отображения реальности, близких документированию до степени смешения. К ним относятся: литературное, художественно-изобразительное творчество, научно-исследовательская работа, публицистическая деятельность; деятельность средств массовой информации.

Любой текст, запечатленный на носителе, может рассматриваться в качестве документа, если он достоверно отображает реальность. Достоверность может быть подтверждена, а может подразумеваться (берется на веру). В круге «чистого» документирования повышенная строгость этого критерия становится главным требованием, предъявляемым к документу.

Требование это обеспечить довольно сложно. Во-первых, реальность динамична (на какой-то отрезок времени отображение адекватно, а впоследствии — нет). Поэтому достоверность обладает свойством историчности: всегда нужно делать поправку на время создания текста документа.

Во-вторых, возможности семиотических средств ограничены: допускаются некоторые интерпретации реальности, отступления от нее. Кроме того, передача информации предполагает перекодирование некой качественной определенности с одного носителя на другой, при такой трансляции вкрапливаются некие возмущения, обусловленные характером носителя, особенностью используемого языка выразительных средств. После каждого последующего перекодирования появляется нечто такое, чего не было в предыдущих фазах, и теряются некоторые элементы прежней качественной определенности. Информация также может менять содержание, смысл, ценность в зависимости от контекста (того семантического поля, в которое она попадает).

В-третьих, отображение реальности (создание текста) всегда осуществляет субъект — автор, который действует в пределах своих выразительных возможностей, предпочтений, настроений, пристрастий, поэтому в тексте нередко присутствует субъективизм. Когда в коммуникативных процессах участвуют лица, в силу многих личностных качеств (общее и профессиональное развитие и др.) неспособные адекватно воспринять / транслировать сообщение, информация вынуждено огрубляется и упрощается. Это приводит к ее искажению, неполноте, недостоверности.

В-четвертых, документ опосредован социальным заказом. В контексте той или иной идеологии в текст документа закладывается определенная задача, нередко — требующая некоторых отступлений от конкретной реальности. Да и правда многолика, она не укладывается в линейную форму текста. Однако отступления от достоверности часто допускают сознательно — с целью получения некоторых преимуществ (ведь владение информацией обеспечивает информационное преимущество, трансформируемое в другие виды преимуществ: экономические, политические, личностные).

Все изложенное нами показывает, что достоверность отображения реальности весьма проблемна. Выработанные в «чистом» документировании методы ее усиления, подтверждения придают большую достоверность документу (по сравнению с теми, достоверность которых не подтверждена). Эти методы, постепенно складывавшиеся в процессе эволюции способов документирования, включают применение специальных бланков, подписи, печати, регистрационных индексов и т. д.

По нашему мнению следует рассматривать понятие «документ» с той позиции, что документирование есть акт преобразования информации в стабильную форму. Объектом рассмотрения документоведения могут быть документы, входящие, согласно представленной схеме, во внутренний круг, при частичном включении продуктов родственных сфер деятельности.

Это в значительной степени повлияет на содержательное наполнение дисциплины: необходимо будет перенести акцент с принципов отграничения документов от недокументов по видовому признаку на принцип отграничения по степени достоверности отображения реальности.

1.1 Признаки, свойства и функции документа

Сущность документа проявляется через его признаки и свойства.

В качестве отличительных признаков документа такие исследователи как Илюшенко М.П., Шепелев Л.Е., Лившиц Я.З., Швецова-Водка Г.Н., Столяров Ю.Н., Сколов А.В. и другие, называют такие признаки как: оригинальность, подлинность, способ воспроизведения текста и функцию, палеографию, физическое состояние, носитель информации, наличие записанной информации, «функциональную заданность», предназначенность для передачи информации «как главная функция», знаковую систему записи, обязательную «вписанность» в тот или иной семантический процесс, предназначенность для передачи смысла, завершенность сообщения, включенность в информационную систему.

Ожегов С.И. в словаре русского языка дает следующее определение понятия признак: «Признак — это то, что мы устанавливаем эмпирическим путем, распознавая документ среди множества других информационных объектов, используя возможности сенсорного восприятия».

Отличительные признаки документа:

) материальный носитель документированной информации; 2) форма материального носителя документированной информации; 3) наличие зафиксированной на материальном носителе (документированной) информации; 4) способ документирования (записи) информации; 5) формуляр (форма или структура записи информации). Атрибутивным признаком документа является его формуляр, поскольку документ — не просто документированная информация. Документ — форма объективации информации.

Прежде чем говорить о свойствах документа, определим понятие «свойство». Ивина А.А. в энциклопедическом словаре дает следующее определение понятию свойство: «Свойство — это, что присуще какому-либо предмету и характеризует его само по себе, а не говорит о его отношении с некоторыми другими объектами».

Если рассматривать документ как систему свойств, то следует обратить внимание на работу Митяева К.Г., он впервые представил систематизацию свойств документа при попытке определения понятия «документ».

Его последователями стали такие ученые как: Воробьев Г.Г., Мингалев В.С., Сокова А.Н., Савин В.А., они относили к свойствам документа форму и размеры, физический и информационный объем, информационную емкость, информативность, «социальные качества», унификацию, оперативность и ретроспективность.

Необходимо изучать признаки и свойства документа как целостного объекта: информационного, материального и социального, но при этом различать свойства материального носителя, информации и формы (формуляра) документа.

Учитывая все разнообразие носителей документированной информации и их свойств, за много лет практической работы с документами выработан ряд требований к ним, которые обусловлены задачей обеспечения сохранности документов. Считается что, идеальный материальный носитель документированной информации должен быть долговечным, водостойким, светостойким, экономичным, эргономичным, эстетичным. Однако нельзя забывать что материальные объекты быстро устаревают.

Другая неотъемлемая часть составляющая документ — это информация. Такие понятия как: «информация», «документированная информация», «документная информация» и «документальная информация», несмотря на то, что синонимичны, все-таки имеют разное значение.

В законодательстве определено следующее значение понятия информация: «Информация — это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». В документоведении и архивоведении термин «документная информация» используется в значении «имеющая отношение к документу». Документальная информация — это информация, «основанная на документах, на фактах, свойственная документу», то есть наиболее объективная и достоверная.

Наиболее полный анализ свойств документированной информации проделал Н.С. Ларьков.

Помимо выявленных ранее свойств документированной информации он назвал еще такие как: атрибутивность, функциональность, инвариантность, бренность, транслируемость, мультипликативность, рассеяние, дискретность, качество, защищенность, эргономичность, адекватность (определенность).

Однако понятие инвариантности, транслируемости и рассеяния относятся по нашему мнению к общим свойствам информации.

2. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий

Внедрение вычислительной техники в систему управления породило понятие электронного документа, которое напрямую связано с термином «документ».

В Федеральном законе прописано следующее понятие электронного документа: «Электронное сообщение, подписанное электронно-цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе».

Электронные документы имеют не традиционную физическую и логическую структуру. Логическая структура электронных документов определяет смысловые взаимосвязи в различных формах: текст, таблицы, графики, мультимедиа записи и т. п. Физическая структура электронных документов изменчива, и имеет тенденцию устаревать (изменяться), что приводит к утрате доступа к документам.

Из-за специфических особенностей электронных документов и массового применения новых информационных технологий появилось огромное количество определений понятия «электронный документ», выделим три группы основных определений: 1) электронный документ — машиночитаемый документ, документ на машинном носителе; 2) электронный документ — особый тип документа; 3) электронный документ — электронная форма документа.

Термин «машиночитаемый документ» появился в СССР в 1970-е гг. в связи с развертыванием работ по внедрению автоматизированных систем управления в народное хозяйство. На первом этапе своего существования машиночитаемые документы не наделялись какими-то особыми свойствами и характеристиками, обособляющими их от обычной документации, за исключением того, что по ГОСТ 6.10-88 «Унифицированные системы документации. Основные положения» они должны были быть пригодны для обработки на ЭВМ или созданы с помощью вычислительной техники. Но их реквизиты должны были оформляться в установленном для всех документов порядке. Кроме того, в тот период результатом документирования информации с помощью ЭВМ в подавляющем большинстве случаев являлся документ на бумажном носителе.

С появлением компьютеров, компьютерных сетей, более совершенных технологий и программного обеспечения возникло так называемое «безбумажное» делопроизводство. Появился термин «электронный документ» обозначающий документ, обладающий новыми, отличными от традиционных характеристиками. Переход к безбумажным технологиям потребовал создания законодательной и нормативно-методической базы. Первые шаги в этом направлении были предприняты уже с середины 1970-х гг., когда началась разработка и принятие нормативных актов, касающихся регулирования отношений в связи и по поводу электронных документов.

В 1980 г. Государственный комитет СССР по делам изобретений и открытий Приказом № 158 (от 29.12.1980) утвердил Положение о всесоюзной магнитно-ленточной службе патентной информации. 20 апреля 1981 г. Государственный комитет по науке и технике СССР постановлением № 100 утвердил «Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники».

октября 1984 г. государственный комитет СССР по стандартам ввел ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники». Данный стандарт определял требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинных носителях информации, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в указанные документы.

Массовое использование в отечественной и зарубежной литературе термина «электронный документ» не говорит о том, что его определение уже устоялось. Однако можно выделить обязательные признаки электронного документа, отличающие его от бумажного: 1) машинный носитель информации; 2) электронная форма представления информации; 3) способность храниться, обрабатываться и передаваться с помощью электронных средств (программных и технических средств).

Отечественные нормативные акты, касающиеся электронных документов, рассматривают электронный документ в одном ряду с традиционными документами, выдвигая те же требования: наличие обязательных реквизитов, соответствующих аналогичным реквизитам бумажного документа. Все нововведения в области работы с электронными документами сводятся к уравниванию в правовых актах юридической силы электронных и бумажных документов.

Развитие новых информационных технологий, рост объемов информации, циркулирующей в компьютерных системах и передаваемой по сетям, увеличивает число, как электронных документов, так и бумажных. Эта тенденция напрямую связана с одной из главных проблем электронных документов — проблемой юридической силы документа.

Юридическая сила электронного документа — это его свойство, позволяющее использовать документ отдельно или в сочетании с другими документами для совершения юридически значимых действий в соответствии с законодательством. Однако юридическую силу электронного документа, возможно, обеспечить только исполнением специальной юридической процедуры. Одна из таких процедур — это установление электронной подписи, используемой в качестве аналога собственноручной подписи. Правовой статус электронной цифровой подписи, общий порядок и условия ее применения, при которых электронный документ будет иметь юридическую силу, определил принятый в 2002 г. ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Также юридическая сила электронного документа зависит от необходимых реквизитов, компетентности источника документа и гарантии неизменности содержания документа.

Электронный документ только тогда можно считать «документом», если можно воспроизвести файл и воспринять информацию в форме, понятной человеку, то есть с экрана монитора.

Внедрение новых информационных технологий привело к возникновению новых форм записи информации, к новым типам носителей, новым приемам идентификации, появились электронные документы со своими формами и особенностями. Многообразие форм электронного документа («файл», «страница», «сайт», «сообщение», «база данных») влечет за собой проблемы их правового регулирования и отношений по поводу использования, а также возникают вопросы придания им юридической силы. Законодательное закрепление основных форм представления электронных материалов позволило бы четко определить электронный документ как объект права и предмет правового регулирования в деятельности, связанной с оборотом и использованием электронных документов.

2.1 Современные требования к документам

Несмотря на различия в назначении и содержании документов, современные требования к их составлению и оформлению подчиняется общим требованиям (правилам), содержащимся в ГОСТах, приказах и других нормативных актах, а также выработанным делопроизводственной практикой. Эти требования (правила) касаются содержания различных частей текстов документов, качества и формата бумаги, картриджей, лент для пишущих машин и пр. Выделим основные требования к современным документам.

Рис. 1

Юридические требования обеспечивают юридическую силу документа. Юридическую силу имеет документ, исходящий от полномочного должностного лица (органа) и строго соответствующий его компетенции.

Требования информационной культуры документов предполагают, что документ должен быть предельно кратким и информационно емким, и должен быть написан понятным для адресата языком.

Требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов (регистрация, отправка к месту их получения, обработка и т. д.), включает в себя время прохождения этих стадий, затраты усилий на изготовление и обработку документов. Необходимо учитывать, что с документами работают многие сотрудники и каждому из них нужна различная информация, содержащаяся в документе.

Рассмотрим в виде схемы какую информацию содержит документ.

Рис. 2

Документирование информации осуществляется, как правило, с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники, а также на искусственных языках в виде файлов с использованием машинных носителей информации. Изготовление рукописных документов допускается при отсутствии возможности использования технических средств или в случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами.

Документы изготавливают на бланках (угловых или продольны, на белой бумаге или на бумаге светлых тонов). Устанавливают два стандартных формата бланков документов: А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Нумерация страниц осуществляется посередине верхнего поля листа.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания зависят от характера и назначения документа. Документы, изготавливаемые с использованием печатающих устройств вычислительной техники, рекомендуется печатать в текстовом редакторе Microsoft Word, шрифтом Times New Roman размером 13-15 через один-два интервала. Для выделения части текста документа (за исключением писем), заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста. При использовании в тексте таблиц допускается их изготовление с помощью средств, входящих в пакет Microsoft Office, и печатание табличного текста шрифтами меньшего размера. При использовании других программных редакторов при необходимости следует высчитывать расстояние, между реквизитами исходя из размера печатных знаков. Документы на бланках или листах бумаги формата А4 печатаются, как правило, через 1-2 межстрочных интервала, а формата А5 и менее — через 1 межстрочный интервал.

Рассмотрим в виде таблицы реквизиты, используемые при подготовке и оформлении документов.

Реквизит