Учебная работа :Тема:Совершенствование организации учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами№154.

Тема:Совершенствование организации учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами»,»

Введение

Вопросам организации бухгалтерского учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в методических и учебных материалах традиционно уделяется недостаточно внимания.

Актуальность исследования темы «Учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами» обусловлена тем, что для правильного ведения данного учета требуется знание их многочисленных, законодательных, постоянно изменяющихся норм, правил, порядка. Для всех организаций Российской Федерации установлены единые требования к порядку учета и хранения наличных денежных средств. Все операции по приему и расходованию наличных денежных средств, а также хранение денег и денежных документов должны осуществляться в кассе организации.

В бухгалтерском учете основной категорией капитала являются денежные средства. Контроль за их сохранностью — важнейшая задача бухгалтерии. От успешности ее решения во многом зависит платежеспособность предприятия. Поэтому для эффективной деятельности предприятия, крайне важно вести точный учёт кассовых операций, контролировать выдачу денег под отчет, а также иметь налаженную систему документооборота.

Целью курсовой работы является совершенствование организации учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.

Для осуществления поставленной цели поставлены и решены следующие задачи:

) Раскрыты теоретические аспекты учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;

) проведена оценка основных показателей деятельности предприятия за 2009-2010 гг.;

) исследованы методические аспекты учетной политики предприятия;

) изучена система синтетического и аналитического учета затрат на предприятии;

) разработаны мероприятия по совершенствованию системы бухгалтерского учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования курсовой работы является ОАО «ЮУНК», основным видом деятельности, которого является производство и реализация никеля и никельсодержащих сплавов. Предметом исследования является процессы выдачи денежных средств под отчет и учет операций в кассе.

В качестве информационной базы работы были использованы данные синтетических и аналитических регистров учета выпуска и продажи; данные бухгалтерской отчетности ОАО «ЮУНК» за 2013-2014 гг., а также методическая, научная и учебная литература, законодательные акты по регистрированию учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами, статьи периодической печати.

1. Теоретически основы учета кассовых операций и учета расчета с подотчетными лицами предприятия

.1 Законодательное и нормативное регулирование учета кассовых операций и учета расчетов с подотчетными лицами. Задачи учета кассовых операций и учета расчетов с подотчетными лицами

Департаментом методологии бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов РФ разработана четырехуровневая система регулирования, в которой выделены законодательный, нормативный, методический и организационный уровни. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы подразделены на уровни ( таблица 1.1).

Таблица 1.1 — Система регулирования бухгалтерского учета в России

УровеньДокументыОрганы, принимающие документы123ЗаконодательныйФедеральные законы, постановления, указыПрезидент РФ Правительство РФ Федеральное СобраниеНормативныйПоложения (стандарты) по бухгалтерскому учетуМинистерство финансов РФ Центральный Банк РФМетодическийНормативные акты (приказы, инструкции), методические указанияМинистерство финансов РФ Федеральные органы исполнительной властиОрганизационный (микроуровень)Организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения и т.п.)Предприятия, консультационные фирмы

Основными нормативными документами, регулирующими учет кассовых операций и расчеты с подотчетными лицами являются:

) «Положение о правилах организации наличных денежных обращений на территории РФ» от 05.01.1998г.;

) Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»; Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40;

) п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40;

) п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40;

) п. 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40;

) п. 25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40;

) п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н;

) п. 37 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40;

) ст. 15.1 КоАП РФ;

) п. 39 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40;

) Федеральный закон от21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Закон о бухгалтерском учете);

) Федеральный закон от22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;

) Постановление Правительства РФ от 6.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» ( Постановление № 359);

) Указание ЦБ от 20.06.2007г. « О предельных размерах расчетов наличными деньгами и расходов наличными деньгами, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»;

) Учетная политика организации.

Эти документы определяют общие правила учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами и распространяются на все предприятия и организации, являющиеся юридическими лицами, независимо от подчиненности, форм собственности и видов деятельности, поэтому их следует рассматривать как нормативы.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

) Своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

) Документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

) Контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Для приема, хранения наличных денег и денежных документов и расчетов наличными организация должна иметь кассу и вести кассовые операции. Правила работы организаций с наличными деньгами и учета кассовых операций установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Советом директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. (№ 40).

Наличные деньги из касс банков выдаются организациям с их счетов по денежным чекам в случаях, предусмотренных законодательством и банковскими правилами. Наличные деньги, полученные в кассу из банка, расходуются только на цели, указанные в чеке, на которые они получены (на заработную плату, операционные или хозяйственные нужды, командировочные расходы и т.д.).

Порядок предписывает наличие кассы и ведение кассовой книги по установленной форме. Помещение кассы должно быть специально оборудованным, изолированным. Руководители организации обязаны обеспечить сохранность денег в помещениях кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк.

Организации могут иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита остатка наличных денег в кассе. Такие лимиты устанавливаются банками по согласованию с руководителями этих организаций. Всю денежную наличность сверх лимита организации обязаны сдавать в банк. Исключение составляют денежные средства, взятые в банке для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий, которые могут храниться в кассе только во время выплаты в течение трех рабочих дней (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — не свыше пяти рабочих дней), включая день получения денег в банке.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать из кассы наличную выручку и страховые премии на заработную плату и другие выплаты работникам; командировочные расходы, оплату товаров (кроме ценных бумаг, работ и услуг), стипендии и др.

Так же из кассы может быть выдан аванс подотчетному лицу. Подотчетными лицами называются работники организации, получившие авансом наличные деньги (под отчет) на административно-хозяйственные расходы, а также на служебные командировки.

Основными задачами бухгалтерского учета кассовых операций являются:

) Своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы и приобретение товарно-материальных ценностей;

) Документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

) Контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно — операционные цели, а также некоторые другие.

Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40. Суммы и сроки, на которые они выдаются, определяются руководителем организации.

Наличные деньги выдаются под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, рассчитанных с соблюдением установленных организацией норм командировочных расходов, а для расчетов с юридическими лицами — с учетом ограничений на платежи наличными между юридическими лицами.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением оправдательных документов и окончательно отчитаться по ним. Неиспользованные остатки аванса сдают в кассу.

Новый аванс подотчетному лицу выдается при условии полного отчета по ранее выданному авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Работникам организации могут выдаваться под отчет банковские корпоративные карты для оплаты, как правило, представительских и командировочных расходов. В этом случае подотчетное лицо обязано представить дополнительно в качестве оправдательных документов слипы, квитанции электронных терминалов, квитанции банкоматов.

При расчетах через кассу необходимо руководствоваться следующим:

) Наличные денежные расчеты должны проводиться в соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» и нормативными актами Правительства РФ, Банка России, Минфина России, регулирующими его применение;

) Расчеты между юридическими лицами наличными деньгами через кассу ограничены предельными размерами, устанавливаемыми решением Банка России.

Согласно Указанию Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями (в связи с предпринимательской деятельностью) в рамках одного договора, заключенного между ними, не должен превышать 100 тыс. руб.

Законодательными и нормативными актами, регулирующими расчеты наличными денежными средствами, устанавливается, что наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг должны осуществляться всеми организациями с обязательным применением контрольно-кассовой техники (ККТ), которая подлежит регистрации в налоговом органе по месту нахождения организации. К ККТ относятся контрольно-кассовые машины, оснащенные фискальной памятью, ЭВМ (в том числе персональные), программно-технические комплексы. При работе на всех ККТ в обязательном порядке в момент оплаты выдаются покупателям (клиентам) отпечатанные кассовые чеки.

На каждую контрольно-кассовую машину заводят книгу кассира-операциониста, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями руководителя, главного бухгалтера, налогового инспектора и печатью организации.

Порядок ведения книги кассира-операциониста, снятие показаний счетчика кассовой машины и учета выручки установлен действующими нормативными актами.

Наличные денежные расчеты без применения ККТ допускаются в случаях оказания услуг населению с выдачей квитанций, билетов, проездных документов, путевок, талонов или других приравненных кассовых чекам бланков строгой отчетности. Порядок утверждения форм бланков строгой отчетности, их учета, хранения и уничтожения устанавливается Правительством РФ; формы бланков утверждаются Минфином России.

В сроки, определенные руководителем организации, а также при смене кассиров проводится ревизия кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Кроме случаев обязательной инвентаризации, ревизия кассы возможна и по решению учредителей, вышестоящей организации, в ходе аудиторской проверки. Проверка отчетов подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильности использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу на предприятии осуществляется путем инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. Инвентаризация проводится силами заказчика в установленные учетной политикой сроки в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Для оформления инвентаризации применяются формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств либо формы, разработанные министерствами, ведомствами. Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

1.2 Синтетический и аналитический учет кассовых операций

Для учета кассовых операций Планом счетов используется активный счет 50 «Касса». Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы организации.

Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 «Касса» и отражаются в журнале-ордере №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 служат отчеты кассира.

К счету 50 «Касса» могут быт открыты субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. В кассе организации может находиться иностранная валюта, выданная банком и используемая строго на определенные цели, установленные законодательством и нормативными актами Банка России (например, на командировочные расходы). Учет наличной иностранной валюты осуществляется на субсчете «Касса в иностранной валюте» в двух оценках: в рублях и по видам валют. Пересчет иностранной валюты в рубли при кассовых операциях с иностранной валютой осуществляется по курсу Банка России на дату оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации. Остатки кассовой наличности в иностранной валюте на конец отчетного периода переоцениваются с зачислением курсовой разницы в прибыль или убыток организации.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.

Переводы в пути — денежные средства (преимущественно торговая выручка), внесенные в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетные или иные счета организаций, но еще не зачисленные по назначению. Они учитываются на счете 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет по счету 57 сумм (например, при сдаче выручки) являются квитанции кредитных организаций, сберегательных касс, почтовых отделений, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т.п.

В кассах предприятий, как правило, хранятся бланки документов строгой отчетности: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товаросопроводительных документов и т.п. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются предприятием. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет их ведется по каждому виду бланков и местам хранения.

Типовая корреспонденция счетов по учету кассовых операций приведена в таблицеА.1 (Приложение А)

1.3 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое). Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в резерве каждого работника предприятия в ведомости и журнале-ордере № 7.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

) Руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

) Руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Счет №71 «Расчеты с подотчетными лицами» — активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

Типовая корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами представлена в таблицеА.2 (Приложение А).

2. Организация учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК»

.1 Учетная политика и основные показатели деятельности организации

Комбинат Южуралникель является крупным металлургическим предприятием. Для целей производства комбинат обеспечен собственной сырьевой базой, основными металлургическими цехами, комплексом вспомогательных цехов и служб, а также объектами социальной сферы. С 2003 года ОАО «ЮУНК» входит в стальную группу «Мечел», что дает ей дополнительные преимущества в виде гарантированных источников сырья и финансовой поддержки. Однако эта же зависимость снижает инвестиционную привлекательность компании в связи с необходимостью придерживаться политики и решений головной структуры.

По состоянию на 1 января 1998 года и по настоящий момент в состав ОАО «Комбинат Южуралникель» входят:

) Орский завод — головное предприятие

) Буруктальский рудник (поселок Светлый Оренбургской области)

) Сахаринский рудник (Челябинская область)

По видам деятельности комбинат состоит из следующих производств:

) Горно-рудное хозяйство, в состав которого входят Буруктальское горно-рудное хозяйство и Сахаринский рудник.

) Основное металлургическое производство, к которому относятся цеха: плавильный, электролизный, гидрометаллургический, обжиговый, цеха спекания шихты.

) Транспортное хозяйство, включающее железнодорожный цех и цех механизации.

) Энергетическое хозяйство, включающее цеха КИП и автоматики, водоснабжения, теплоснабжения.

) Ремонтно-механическая служба, состоящая из литейно-механического цеха и ремонтно-строительного цеха.

Характерной особенностью состава комбината является разбросанность хозяйств. Это вызывает определенные трудности в оперативном руководстве, повышенных затрат по транспорту, командировочных и прочих админинстративно-хозяйственных расходов.

ОАО «ЮУНК» выпускает следующие виды продукции, широко применяемые в различных областях народного хозяйства: никель электролитный, никель гранулированный, никелевые соли, кобальт металлический, сульфат меди, минватизделия, товары народного потребления (поливочные шланги, отбеливающая жидкость «Белизна», известь негашеная и др.)

Комбинат Южуралникель — единственное в стране предприятие, выпускающее гидроксид никеля, который потребляют аккумуляторный заводы России для производства различных никель-железистых и никель-кадмиевых аккумуляторов.

Юридический адрес ОАО «ЮУНК»: 462424, г.Орск, Оренбургская область, ул. Призаводская, 1.

Для ведения бухгалтерского учёта в системе управления организацией создается бухгалтерия. В ОАО «ЮУНК» бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением, возглавляемым главным бухгалтером, который обеспечивает правильность постановки учета, его достоверность, осуществляет контроль за сохранностью, рациональным и экономным использованием всех средств предприятия, составление и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской и налоговой отчётности. Как и на большинстве крупных предприятий бухгалтерия подразделяется на ряд отделов. Данная структура называется вертикальной. Отделы бухгалтерии:

1) Расчетно-финансовый отдел бухгалтерии ведет расчеты с рабочими и служащими по заработной плате и социальному страхованию, осуществляет расчеты с финансовыми органами, сберегательными кассами и депонентами, учитывает эти расчеты, составляет отчетность <#»»center»»>Наименование налога (сбора)Балансовый счет, на котором учитываются начисленные суммыСостав расходов (балансовый счет)Дата признания расходов.1234Единый социальный налог69Расходы по обычным видам деятельности (20,23,26,29,44)Дата начисления налогов, сборов и иных обязательных платежей в установленном законодательством РФ в порядке. Транспортный налог68Расходы по обычным видам деятельности (23,25,26)Налог на имущество68Прочие расходы (91)Водный налог68Прочие расходы (23)Земельный налог68Расходы по обычным видам деятельности (20,26)Налог на добычу полезных ископаемых68Расходы по обычным видам деятельности (20)Плата за негативное воздействие на окружающую среду.68Расходы по обычным видам деятельности (20)

Таблица основных показателей деятельности ОАО «ЮУНК» представлена в таблице Б.1 приложения Б.

2.2 Документальное оформление учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Минфином РФ.

Рисунок 2.1 — Схема формирования отчетной документации по учету кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК»

Приходный кассовый ордер (ПКО) по форме № КО-1 применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Расходный кассовый ордер (РКО) по форме №КО-2 применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Платежная ведомость по форме № Т-53 применяется для выплаты заработной платы работникам организации. Ведомость составляется в одном экземпляре в бухгалтерии.

ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

В отчет «Карточка счета» включаются все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета — наименованию материала, организации-поставщику и т.д. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки.

Оборотно — сальдовая ведомость — один из основных бухгалтерских документов, содержит остатки на начало и на конец периода и обороты по дебету <#»»393″» src=»»doc_zip1.jpg»» />

Рисунок 2.2 — Пример заполнения «Авансового отчета», вкладки «Авансы» и «Товары»

Возврат неизрасходованной суммы (1 000 рублей) отражается в программе «1С:Бухгалтерия 8» с помощью документа «Приходный кассовый ордер» с видом хозяйственной операции «Возврат от подотчетного лица», где указывается возвращаемая сумма 1 000 рублей, подотчетное лицо и вид движения денежных средств. Пример заполнения ПКО приведен на рисунке 2.4.

Для того чтобы проконтролировать, что все расчеты отражены в программе правильно, можно составить оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 и сделать отбор по сотруднику Иванову В.Д..

Вариант 2. Авансовый отчет с перерасходом. 08.04.2013 Иванов В.Д. представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 11 000 рублей. Организация возместила сумму превышения.

В данной ситуации в программе «1С:Бухгалтерия 8» формируется «Авансовый отчет», который заполняется аналогичным образом как в варианте 1, только указывается другая стоимость жесткого диска. Выдача подотчетному лицу сумму превышения расходов над выданным авансом (1 000 рублей) оформляется документом «Расходный кассовый ордер».

Вариант 3. Авансовый отчет с невозвращенными суммами. Иванов В.Д. представил авансовый отчет 08.04.2013 года. В приказе руководителя было указано, что сумма на покупку внешнего жесткого диска предоставляется на период с 01.04.2013 по 07.04.2013. Денежные средства, оставшиеся после покупки внешнего жесткого диска, Иванов В.Д. не вернул. Приказом руководителя было принято решение об удержании оставшихся денежных средств из зарплаты сотрудника.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками вовремя, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В программе «1С:Бухгалтерия 8» операция по принятию к учету внешнего жесткого диска отражается документом «Авансовый отчет», который представлен на рисунке 2.6.

Рисунок 2.3 — Списание невозвращенной подотчетной суммы на недостачи

Авансовый отчет на командировку: Иванов В.Д. был направлен в командировку на 3 дня в Москву для заключения договора о поставке товаров (с 23.05.2013 по 25.05.2013). Иванову В.Д. был выдан аванс в размере 30 000 рублей, в расчете суточные 2 700 рублей (900 рублей*3 дня), расходы по найму жилья 12 000 рублей (4 000 рублей*3 дня), билеты на самолет 15 300 рублей. 27.05.2013 Иванов В.Д. представил авансовый отчет, командировочное удостоверение, отчет о выполнении служебного задания и подтверждающие документы: счет за проживание в гостинице на сумму 13 500 рублей (4 500 рублей*3 дня) и чек по оплате проживания; авиабилеты на сумму 14 000 рублей. Суммы уплаченного НДС в документах выделены отдельной строкой.

Перед тем как перейти к учёту любых хозяйственных операций в программе «1С Бухгалтерия» необходимо создать план счетов, на основе которого в дальнейшем будет вестись бухгалтерский учет. В ОАО «ЮУНК» используются счета из Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций, утверждённый Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 года № 94н.

Таблица 2.2 — Счета используемые для учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК»

Код счетаНаименование счета (субсчета)Краткая характеристика12319-1НДС при приобретении основных средствПо дебету данного счета отражаются уплаченные (причитающиеся к уплате) организацией суммы налога в корреспонденции со счетами учета расчетов. Списание накопленных на счете сумм налога отражается по кредиту счета в корреспонденции, как правило, со счетом 68 «Расчеты по налогам и сборам».19-2НДС по приобретенным нематериальным активам19-3НДС по приобретенным материально-производственным запасам20Основное производствоПо дебету данного счета отражаются прямые расходы, связанные непосредственно с выпуском продукции. По кредиту отражаются суммы фактической себестоимости завершенной производством продукции, выполненных работ и услуг. Остаток на конец месяца показывает стоимость НЗП.23Вспомогательное производствоПо дебету счета отражаются прямые расходы, связанные с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг, а также косвенные расходы, связанные с управлением и обслуживанием вспомогательных производств, и потери от брака. По кредиту отражаются суммы фактической себестоимости завершенной производством продукции, выполненных работ и оказанных услуг. Эти суммы списываются в дебет счетов: 20 «Основное производство», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 90 «Продажи».25Общепроизводственные расходыРасходы по содержанию и эксплуатации машин и оборудования списываются в дебет счетов: 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 91 «Прочие доходы и расходы», 99 «Прибыли и убытки». 26Общехозяйственные расходыОтражаются по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» ежемесячно с кредита счетов: 02 «Амортизация основных средств», 05 «Амортизация нематериальных активов», 10 «Материалы», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,- по другим расходам, связанным с управлением производством.44Расходы на продажуПо дебету данного накапливаются суммы произведенных организацией расходов, связанных с продажей продукции. Эти суммы списываются в дебет счета 90 <#»»center»»>Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету. Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера — на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты на израсходованные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем организации.

Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

При инвентаризации расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить подотчетные суммы и порядок их документального оформления.

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Ежедневно в автоматическом порядке подсчитываются итоги операций за день (суммарный приход кассы — оборот по дебету, суммарный расход — оборот по кредиту). Выводится остаток денег в кассе на конец рабочего дня.

По окончании отчетного периода кассовая книга заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации, прошнуровывается и опечатывается.

Журнал-ордер по форме № 7 предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами, отражаемых на счете №71.

Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса).

В журнале-ордере № 7 <#»»center»»>3. Рекомендации по совершенствованию учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК»

.1 Проблемы в учете расчетов с подотчетными лицами и пути их решения в ОАО «ЮУНК»

Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник. К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят претензию. Вдруг подотчетное лицо приобрело товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 рублей, но сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или калькулятор). В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств».

Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

Также по неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к ПКО) с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 г., установленный предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами установлен в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.

В ОАО «ЮУНК» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров.

Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Таким образом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты. В любом случае расходы работника должны быть возмещены работодателем.

Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа организация не вправе принять к вычету НДС.

Так же дело обстоит при оплате услуг сотовой связи подотчетным лицом через свободные кассы. Лучшим разрешением данной проблемы является заключение договора на оказание услуг сотовой связи. Тогда предприятие сможет получать от операторов мобильной связи подтверждающие документы (счета-фактуры, акты, расшифровку телефонных переговоров).

3.2 Рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК»

Согласно п.2 ст.9 Закона о бухгалтерском учете «»первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.»». Все бухгалтерские записи должны производиться только на основании первичных учетных документов, которые содержат обязательные реквизиты, позволяющие проверить достоверность проведенной хозяйственной операции: наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименования должностей лиц, ответственных за совершение данной операции и правильность ее оформления, их личные подписи, а в необходимых случаях — и расшифровки фамилий должностных лиц. В ОАО «ЮУНК» выявлены нарушения по оформлению первичных документов.

Большинство ошибок в оформлении первичной документации происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате незнания или недостаточного умения использованя программы «1С Бухгалтерия 8».

Работникам бухгалтерии предлагается внимательнее изучить принципы работы программы 1С Бухгалтерия и ее дополнений. Возможно специальное обучение с квалифицированным специалистом или на специальных курсах.

В ОАО «ЮУНК» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:

) Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;

) порядок представления авансовых отчетов;

) запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

) запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды необходимо вести вспомогательную ведомость, в которой сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ.

Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки. Также нужно вести журнал регистрации работников, направленных в командировку.

Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу — бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках.

3.3 Автоматизация процесса учета кассовых операций в ОАО «ЮУНК»

кассовый операция учет автоматизация

Начиная с 2005 года ОАО «ЮУНК» использует автоматизированную форму учета. В 2005 году была приобретена программа «1С:Бухгалтерия 7.7» — универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту «»Бухгалтерский учет»» системы программ «1С:Предприятие 7.7» с типовой конфигурацией. Компонента «»Бухгалтерский учет»» позволяет реализовать любую схему учета и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С:Предприятия 7.7». Типовая конфигурация представляет собой готовое решение для автоматизации большинства участков бухгалтерского учета.

В дальнейшем была приобретена программа 1С Бухгалтерия 8 — улучшенная версия популярной программы для автоматизации бухгалтерского и налогового учета в коммерческих организациях. Программа работает на платформе «1С Предприятие 8» и сохраняет преемственность с другой бухгалтерской программой — «1С Бухгалтерия 7.7». Абсолютно для всех пользователей «1С Бухгалтерии 7.7» доступен и автоматизирован переход на «1С Бухгалтерию 8». Благодаря своим функциональным возможностям «1С Бухгалтерия 8» позволяет вести учет предприятиям любой сферы деятельности и любого режима налогообложения.

Таблица 3.1 — Стоимость конфигурации

НаименованиеЦена, руб.1C Бухгалтерия 8 Базовая версия33001C Бухгалтерия 8 ПРОФ108001C Бухгалтерия 8 Комплект на 5 пользователей21600

С помощью программного продукта 1С Бухгалтерия 8 можно эффективно вести бухгалтерский и налоговый учет, подготовку регламентированной отчетности. Отчеты доступны для выгрузки в электронном виде. С помощью Стартового помощника предоставляется возможность заполнить основные настройки: справочники, начальные остатки. Программные продукты серии «1С Бухгалтерия» дополняют друг друга. Справочник корреспонденций счетов подскажет, как нужно отразить ту или иную информацию в программе. Монитор бухгалтера оперативно и в удобной форме предоставляет данные по остаткам на расчетном счете и в кассе, суммах дебиторской и кредиторской задолженности, срокам сдачи отчетности и уплаты налогов. Программный продукт 1С Бухгалтерия 8 позволяет загружать классификаторы БИК, адресные классификаторы ФНС, курсы валют.

В настоящее время руководство предприятия следит за новинками в области автоматизации учета и регулярно приобретает дополнения к уже существующей программе. Обучение для работы с автоматизированной системой учета проводится на местах.

Заключение

Целью курсовой работы является исследование учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами. В процессе исследования цель и задачи курсовой работы были полностью раскрыты на примере ОАО «ЮУНК».

В первой главе курсовой работы рассмотрены следующие теоретические основы учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами организации:

) Раскрыты теоретические аспекты учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;

) Нормативно-правовое регулирование учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;

) Особенности синтетического и аналитического учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.

Во второй главе исследована организация ведения учета Раскрыты теоретические аспекты учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК». В частности, раскрыты основные аспекты учетной политики данного предприятия и проанализированы основные показатели деятельности ОАО «ЮУНК» за 2013-2014 гг. В результате проведенного анализа сделаны следующие выводы:

) Повышение себестоимости проданной продукции произошло в результате роста цен на топливо;

) Увеличение прибыли от продаж объясняется увеличением объема выпуска продукции;

) Среднесписочная численность работников предприятия практически не менялась, даже в период кризиса;

) Темпы роста оплаты труда соответствуют темпам роста производительности труда, что говорит о эффективном использовании фонда заработной платы.

Рассмотрено документальное оформление операций учета Раскрыты теоретические аспекты учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами. Приведена схема документооборота предприятия.

Для учета кассовых операций в ОАО «ЮУНК» используется счет 50 «Касса» и субсчета 1 и 2. Расчеты с подотчетными лицами формируются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В табличной форме представлены данные синтетического и аналитического учета Раскрыты теоретические аспекты учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.

В третьей главе выявлены проблемы в учете Раскрыты теоретические аспекты учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами предприятия и даны рекомендации по совершенствованию учета. В частности, предложено провести обучение работы с программой 1С Бухгалтерия.

Приложение А

Таблица А.1 — Типовая корреспонденция счетов по учету кассовых операций

№ п/пСодержание операцииКорреспонденция счетовДтКт12341.1Поступила выручка наличными за реализованные материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги50622.Отражена выручка в розничной торговле5090-13.Поступили наличные деньги с расчетного, валютного, прочих счетов в банке5051, 52, 554.Возвращен ранее выданный аванс50605.Получен аванс50626.6. Получены займы, целевое финансирование5066, 67, 867.Поступили денежные средства в счет погашения задолженности по претензиям5076-28.Поступили денежные средства в счет погашения задолженности по подписке на акции, вклад в уставный капитал5075-19.Сдан остаток аванса неиспользованных денежных средств подотчетными лицами507110.Погашена наличными задолженность по возмещению материального ущерба; поступили платежи от работников-заемщиков507311.Погашена дебиторская задолженность507612.Выявлена сумма излишков при инвентаризации кассы5091-113.Возвращены работником излишне полученные суммы по заработной плате507014.Поступили денежные средства в счет вклада по до-1 говору простого товарищества 508015.Поступили наличными проценты, дивиденды, штрафы, возмещение убытков5076, 91-116.Выданы заработная плата, пособия, премии, дивиденды работникам организации705017.Выданы из кассы подотчетные суммы715018.Погашена задолженность перед поставщиками и подрядчиками605019.Погашены займы наличными66, 675020.Выданы наличные по исполнительным листам, депонированной заработной плате и разным кредиторам765021.Предоставлен вклад по договору простого товарищества, внесен вклад в уставный капитал другой организации585022.Выданы дотации, пособия и прочие выплаты за счет средств социального страхования695023.Отражена сумма недостачи, выявленная при ревизии кассы945024.Выдан заем работнику73-15025.Оплачены из кассы расходы и потери, связанные со стихийными бедствиями91-25026.Использованы средства на благотворительные цели91-25027.Выданы дивиденды учредителям75-25028.Оприходованы поступившие в кассу денежные документы, корпоративные банковские карты50-371, 76, 51, 5029.Выданы путевки работникам76 (73)50-330.Оплачена работником часть стоимости путевок5076 (73)31.Списана часть стоимости путевок за счет организации91-276 (73)32.Списана часть стоимости путевок за счет средств фонда социального страхования69-176 (73)33.Списана стоимость марок, выданных под отчет7150-334.Выдана под отчет работнику корпоративная банковская карта7150-335.Выкуплены акционерным обществом у акционеров собственные акции815036.Сдана в кассу банков, инкассаторам выручка от продажи товаров5750

Таблица А.2-Типовая корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

№ п/пСодержание операцииКорреспонденция счетовДтКт12341.Выданы подотчетные суммы наличными из кассы организации или со счетов кредитных организаций7150,512.Выдана работнику корпоративная банковская карта7150-33.Отражена выдача денег (оплата) с карточного счета держателю корпоративной банковской карты7155-44.Использованы подотчетные суммы для оплаты расходов, связанных с долгосрочными инвестициями08715.Использованы подотчетные суммы на приобретение материальных ценностей07, 10 (15), 41. 716.Использованы подотчетные суммы на оплату расходов, которые относятся на затраты на производство20, 23, 25, 26,19717.Использованы подотчетные суммы на расходы, связанные с продажей продукции, основных средств, прочих активов44, 91-2718.Отнесены подотчетные суммы на прочие расходы91-2719.Использованы подотчетные суммы на приобретение денежных документов50-37110.Использованы подотчетные суммы на погашение задолженности перед поставщиками и прочими кредиторами60,767111.Возвращены в кассу неиспользованные остатки подотчетных сумм507112.Отражены подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки947113.Удержаны из заработной платы работника не возвращенные своевременно подотчетные суммы709414.Отражена задолженность работника по невозвращенным своевременно подотчетным суммам73-29415.Отражена курсовая разница по подотчетным суммам, выданным в иностранной валюте71 (91-2)91-1 (71)16.Возмещен работнику перерасход подотчетных сумм7150

Приложение Б

Таблица Б.2 — Операции синтетического учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЮУНК» за 2013-2014гг.

№№ п/пСодержание операции2013г. Сумма, тыс.руб.2014г. Сумма, тыс.руб.ДтКт1234561Переданы денежные средства из операционной кассы в кассу организации.5682367589362450-150-22Получены денежные средства в кассу расчетного счета4235366495621750513Получены денежные средства в кассу с валютного счета3698623418517450524Получен аванс наличными в счет поставки товаров (работ, услуг)4256825474157150625Отражена продажа продукции за наличный расчет (с применением счета 62)98632571230256550626Отражен возврат в кассу излишне выданных сумм оплаты труда238708823596550707Возвращены в кассу неизрасходованные подотчетные суммы и денежные средства1502362152306650718Поступили платежи от работников в погашение материального ущерба причиненного ими.5236025896325073-29Поступили платежи от работников по выданным займам.469820845698235073-110Отражен взнос учредителями вкладов в уставный капитал организации наличными средствами.526300257892415075-111Поступили в кассу суммы по ранее предъявленным претензиям. 12045851269875076-212Поступили в кассу денежные средства от обособленного подразделения предприятия458967458962507913Отражена продажа основных средств и прочих активов за наличный расчет 89635277596215091-114Отражены положительные курсовые разницы.2356282368925091,115Выдана из кассы заработная плата5123065051236980705016Выданы из кассы подотчетные суммы56983255698326715017Выдан заем работникам698315269872173-15018Выданы денежные средства структурным подразделениям организации786315270565679-25019Выкуплены за наличный расчет собственные акции у акционеров55175155693210815020Отражены отрицательные курсовые разницы.225369259631191-25021Отражена недостача денежных средств в кассе523021429450